Бизнес эрхэлж буй имэйлийг хэрэглэх болон хэрэглэхгүй байх
И-мэйл маш алдартай болж, зарим тохиолдолд хүмүүс үүнийг утсаар илүү олон удаа ашигладаг. Бичгээр бичсэн үг буруу ойлгогдож болохоор учраас имэйлийн ёс зүйг бизнесийн орчинд нэн чухал гэдгийг ойлгох хэрэгтэй.
Харамсалтай нь, олон хүмүүс имэйлээ давуу талдаа хэрхэн ашиглахыг ойлгодоггүй бөгөөд бизнес эрхлэх боломжтой ашиг тус нь ихэнхдээ алдагдсан байдаг. Дараахь бизнесийн имэйлийн ёс зүйн дүрмүүд нь ажилтнууддаа үр ашигтай, үр дүнтэй имэйлийг зохиоход тусална.
01 - Зөвхөн Clear and Concise Emails илгээх
02 - Үргэлж зөв субъект мөрийг үргэлж ашигла
Цахим шуудангийн хоосон мөрийг хэзээ ч бүү орхино уу. Хоосон сэдэвчилсэн мөр таны имэйлийг спам хэлбэрээр авч болох бөгөөд энэ нь хэзээ ч хүрч очихгүй болно. Хоосон сэдэв бүхий мессежүүд нь ихэвчлэн гадуурхагдсан байдаг, ялангуяа хүлээн авагч нь ихэвчлэн тухайн өдөрт олон имэйл хүлээн авдаг. И-мэйлийн агуулгыг хангалттай тусгасан субьект мөрийг үргэлж ашигла. Энэ нь таны хүлээн авагчдад тэдний и-мэйлээр илүү үр дүнтэй болгоход туслах болно бөгөөд таны имэйлд хурдан хариу үйлдэл үзүүлэх болно.
03 - Форматлагдсан И-мэйлийг өргөтгөхээс зайлсхий
Мэргэжлийн хэлбэрээр имэйл илгээх. Олон өнгөт фонтууд болон зургуудаас зайлсхий. Тэдгээр хүмүүст уншигчдыг саатуулж, эсвэл уншихад хүндрэлтэй байдаг. Таны нэмсэн дэвсгэр зураг таны имэйлийн файлын хэмжээг ихэсгэж магадгүй. Энэ нь таны имэйлийн файлын хэмжээг богиносгож болох юм. Энэ нь таны мессежийг татаж авахад удаан хугацаагаар хүлээдэг хүлээсэн удаан холболттой хүлээн авагчдыг шаардаж болзошгүй юм.
Хэрэв танай компани байнгын харагдах, мэдрэхийг хүсч байгаа имэйл бичгийн хэрэгслийг ашигладаг бол түүний давуу талыг ашиглана уу. Компаний лого болон гарын үсгийн мөр нь имэйлд мэргэжлийн имижийг үзүүлэх боломжтой.
04 - Түргэн хариулах
Хүмүүсийг тэдний и-мэйлд цаг тухайд нь хариу өгөхийг хүлээх хэрэггүй. Тодорхой, товч мэдээлэл бүхий хариуг шуурхай шийдвэрлэх. Хэрвээ танд хариултыг судлах, эсвэл илүү их мэдээллийг олж авахад илүү их цаг хэрэгтэй бол хариултыг хүлээж байж болно.
05 - Албанаас гадуур хариу өгөх хэрэгслүүд ашиглах
Хэрэв та оффисоос хол байх бөгөөд өөрийн имэйлээ унших боломжгүй бол и-мэйл системийг албан бус хэрэгслээр ашиглана уу. Хариултыг хүлээж авах боломжтой гэж бодож байгаагаар таны автомат хариулагч илгээгчийг мэддэг эсэхийг шалгаарай.
06 - Чухал тэргүүлэх ач холбогдол бүхий Flags бүхий Cry Wolf ч бүү баярла
Ихэнх имэйл систем нь "High Priority" эсвэл "Rush" гэсэн имэйлийг тугээнэ. Энэ бол үндсэн имэйлийн тугыг бүү хий. Үүнийг бага зэрэг ашиглаарай, эсвэл хүлээн авагч нь эн тэргүүний тугийг үл хэрэгсэх болно. Эцэст нь жинхэнэ чухал имэйлийг илгээх үед энэ нь анхаарал татахуйц байх болно.
07 - "Бүх хариулт" шаардлагатай эсэхээ шалгаарай
Олон илгээгч эсвэл хүлээн авагчтай имэйл бүрийн хувьд "Бүх хариулт" товчлуур дээр даруй хандах хэрэггүй. Асуудлыг авч үзэж, хариултаа хэн уншуулахаа шийднэ. Хүн бүрт хэрэгцээгүйгээр тасралтгүй хариу үйлдэл хийх нь таныг "бизнесийн спаммер" гэж нэрлэнэ гэдэг нэр хүндийг түргэн шуурхай авах болно. Хүмүүс таны имэйлийг бүгдийг нь үл тоомсорлож магадгүй.
08 - Бизнес ба хувийн и-мэйл хаягийг салгах
Онцгой болоогүй бол хувийн захидал харилцааныхаа имэйл хаягийг хэзээ ч ашигладаггүй. Хэдийгээр та өөрийн бизнесээ эзэмшсэн ч гэсэн хоёр тусдаа имэйл данстай байх нь зүйтэй юм. Энэ нь танд имэйлийг эрэмбэлж, бизнесийн сүлжээнээс холбоогүй хувийн мэдээллүүдийг хадгалах боломжийг олгоно.
09 - Мэргэжлийн имэйлийн дансны нэр ашиглах
Аливаа бизнесийн имэйл хаягийн нэг хэсэг болгон өөрийн нэрийг ашиглана уу. Жишээ нь james.bucki@example.com, эсвэл jbucki@example.com. Юуны өмнө нэр томъёо, бариул, moniker, эсвэл лавлагааг лавлахаас зайлсхий. Жишээ нь, soccer.mom@example.com эсвэл baseball.nut@example.com бүү ашигла.
10 - Энэ хариуг хамгийн сайнаар и-мэйлээр санал болгодог уу?
Имэйлийг өөрийн цорын ганц холбооны хэрэгслээр бүү хэрэглээрэй. Бүх мессежүүд нь имэйлийн хувьд тохирохгүй бөгөөд богино хугацаанд утсаар ярих эсвэл оффисын товч танилцуулга нь мессеж дамжуулах илүү үр дүнтэй арга байж болох юм. Гар утсаар ярьж, ярилцах нь хүний элементийг харилцан үйлчлэлд нэвтрүүлж, ямар нэг зүйлийг тайлбарлахыг оролдох үед бүх ялгааг гаргаж өгдөг. Эсвэл та хэн нэгнийг үйлдэл хийхийг ятгахыг хүсч байна.
11 - Sensitive and Accessible байна
Харилцаа эсвэл гэрээг цуцлахын тулд цахим шуудан хэзээ ч бүү ашигла. Бизнесийн мэргэжлийн захидал харилцааны хувьд байнга тантай холбоо барих өөр аргуудыг санал болгодог гарын үсгийн мөрийг үргэлж оруул. Жишээлбэл, та өөрийн офис, факс, гар утасны дугаар, мөн албан бичгийн захидлын хаягийг оруулж болно.
12 - Их хэмжээний хавсралтуудыг имэйлдэхээс зайлсхий
Хүлээн авагч нь тэдний имэйлд хэрхэн хандах, хаана хандахаа хэзээ ч мэдэхгүй. Мобайл төхөөрөмж татаж авахыг баталгаажуулахын тулд хэрэглэгчээс өмнө файл татаж авч болно. Хүлээн авагчийн төлөх ёстой зурвасын өргөнийг удаан хугацаагаар зарцуулж болно. Хавсралтуудын хавсарсан хэмжээг 50MB хүртэл байлгах.
Хэрэв та том файл илгээх шаардлагатай бол эхлээд хүлээн авагчтай холбоо барьж, файлаа хэрхэн хүлээн авахыг хүсч байгаагаа асуу. Та файлыг илгээхдээ файлын шилжүүлгийн үйлчилгээг ашигладаг.
13 - Энэ мэйлийг илгээнэ үү
Эцэст нь "илгээх" товчийг дарахаасаа өмнө бичсэн зүйлийг нь авч үзээрэй. Э-мейлээр илгээх шаардлагагүй зүйл үү? Компанийн имэйл системийг ашиглахад тохиромжгүй, хувийн шинжтэй эсэх? Та дараа нь цочирдуулж байхдаа и-мэйл бичсэн үү? Хэрэв тийм бол "устгах" товчийг дарна уу.