Тендерт оролцогч нь уралдаант шалгаруулалтанд заасан шаардлагуудын талаархи ойлголтод тулгуурлан тендер ирүүлэх бөгөөд өрсөлдөөнт тендерийг шалгарсан нийлүүлэгчийн сонголтын аль нэгийг сонгон шалгаруулалтанд оролцож буй компаниудыг сонгон шалгаруулж, .
Төслийн баримт бичгийн хүсэлтийг тодорхойлох
ЗҮТББ-ийн баримт бичиг нь хэрэглэгчийн бизнесийн шаардлагыг хангаж чадах борлуулагчийг олж авахад маш чухал юм. Хэрэв баримт бичиг алдаатай шаардлага, алдагдсан шаардлага, эсвэл шаардлага хангаагүй шаардлага, нийлүүлэгч дээр тавигдах шаардлага шаардлагагүй бол RFP-ийн үйл явц нь бүрэн бус тендерт хүргэх бөгөөд зарим тохиолдолд тендер байхгүй болно. Борлуулагчид Тендерийн урилга хүлээн авсан бүх тендерээ ирүүлэх шаардлагагүй, мөн RFP-ийн шаардлагад нийцсэн байсан ч шаардлагыг цаг тухайд нь хүргэх чадваргүй байж болно. Үүний дараа хэрэглэгч RFP-ыг өөрсдийн салбартаа тэргүүлэгч байж болох жижиг нийлүүлэгчдэд илгээх боловч хэрэглэгчийн хэрэгцээг хангах арга хэрэгсэл, чадавхи байхгүй болно.
ЗҮТББ тус бүр нь тодорхойлогдсон шаардлагууд болон хэрэглэгчдийн онцлог хэрэгцээнд үндэслэн өөр өөр байх болно. Нэг компаний дотор ч RFP баримт бичиг нь үндсэн шаардлагуудаас хамаарч өөр өөр байж болно. Зарим ЗҮТ-ийн хувьд, анхаарал хандуулах нь үнэ дээр байж болох ч зарим нь хүргэх хугацаа эсвэл шаардлагатай зүйлсийн чанарын шаардлагад анхаарлаа төвлөрүүлж болно.
Тендерийн баримт бичгийн онцлог шинж
ЗҮТББ-ийн зарим функцийг шаарддаг. Жишээлбэл, ЗҮТББ тус бүр нь тендер ирүүлсэн бүх боломжит ханган нийлүүлэгчийг шаардсан өдөр, цаг хугацаатай байх ёстой. Хэрэв тухайн өдрийн дараа тендер ирүүлсэн бол тэдгээрийг хасах хэрэгтэй. Хэрэв захиалагч тендерээ цаг хугацаанд нь ирүүлж чадахгүй бол энэ нь байгууллагын талаархи асуудал, магадгүй нийлүүлэлтийн асуудал байж болно.
Гэсэн хэдий ч, захиалагч тендерээ ирүүлэхэд хангалттай хугацаа өгч байх ёстой. Хэрэв шаардлага нь нарийн төвөгтэй байвал нийлүүлэгчид шаардлагад нийцсэн газар нутгуудад тавигдах шаардлагыг эвдэж, дараа нь тендерээ цуглуулж авахын тулд хариулагчийн багийг цуглуулж болно. Хэрэв ЗҮТББ-т заасан цаг хугацаа нь хэт богино байвал хариултуудыг яаран авч үзэж болох бөгөөд үүнийг бүрэн ойлгохын оронд нийлүүлэгчид төслийн нарийн төвөгтэй байдлыг таах боломжтой болно. Энэ нь буруу тендер болон RFP-ийн үр ашиггүй хог хаягдлын үйл явцад хүргэнэ.
ЗҮТББ-ийн баримт бичигт ЗҮТББ-д заасан шаардлагын талаар нэмэлт асуултууд байгаа бол үйл явцыг заана. Худалдагч нь өрсөлдөгч давуу талыг өгдөг нэмэлт мэдээллээр хангаж өгдөг учраас хэрэглэгчийг дуудаж болохгүй.
Хувь нийлүүлэгчийн төлөөлөгчид үйлчлүүлэгчид эргэж ирсэн асуултуудыг асууж, сонсож болохын тулд бага хурлын дуудлага зохион байгуулах нь хамгийн сайн арга юм. Энэ нь сонгон шалгаруулалтад шударга байх явдлыг хангана.
Тендерийн баримт бичиг нь үйлдвэрлэгчийн ЗҮТ-ийн хариу хэлбэрийг тодорхой зааж өгөх ёстой. Хэрэв энэ нь тодорхойлогдоогүй бол хариултуудыг өөр өөр хэлбэрээр явуулах бөгөөд илгээгчдийн саналыг харьцуулах боломжгүй болно. Хариултын формат нь лавлагаа, багийн гишүүдийн дахин хүлээлгэх, ханган нийлүүлэгчийн шаардлагыг ойлгох баримт бичиг, үнэ тогтоох хэлбэрийг тус тусад нь үйлдвэрлэгчээс юу шаардахыг тодорхойлох ёстой. Хэрэв борлуулагч бүр зөв хариултын форматтай байвал энэ нь тендерийн саналыг хялбархан харьцуулах болно.