Paperless Office-ийн давуу болон сул талыг хар
Цаасгүй цаасыг ашиглах нь таны жижиг бизнесийг ухаалаг шийдвэр гаргах шийдвэрийг гаргахад туслах цаасгүй албан тасалгааны давуу болон сул талыг харуулсан болно.
Paperless Office-ийн давуу тал
1. Байгаль орчинд ээлтэй - The Daily Green баримт бичигт ландфиллын хог хаягдлын 25% -ийг эзэлдэг бөгөөд АНУ-ын зүгээс цаасны хэрэглээг 10% -иар бууруулсан тохиолдолд 1.6 сая тонн хүлэмжийн хий ялгаруулахаас сэргийлнэ. Энэ нь зөвхөн бэхний хайрцагнууд болон хэвлэгчдийн хэрэглэдэг эрчим хүчийг үйлдвэрлэх, устгахыг харгалзахгүйгээр зөвхөн цаасан дээр юм. Цаасгүй байх нь байгаль орчинд ээлтэй шийдвэр юм.
2. Зардал үр дүнтэй - Байгаль орчинд зориулж цаасгүй оффисын ашиг тустай байдаг тул жижиг бизнесийн төсөвт ашиг тустай байдаг. Өдөр бүр сар бүр хичнээн цаасан мөнгө, бэх, шуудан, бусад хангамжийн материалыг дэмжиж байгаа талаар бодоорой. Дараа нь өөрийн бүх материал, бодит баримтуудыг хадгалдаг зайг авч үз. Энэ нь маш их өртөгтэй байж болох юм. Цаг хугацаа өнгөрөхийн хэрээр цаасгүй болсноор таны жижиг бизнест асар их хэмнэлт гарна.
3. Хялбараар хандах нь - цаасгүй байх нь таны бүх чухал баримтууд нь дижитал гэдгийг хэлнэ. Та үүнийг Cloud руу буцааж эсвэл алсын ширээний програмаар дамжуулан хандаж, гар утасны оффисийн ажиллах чадварыг өгдөг, эсвэл энэ асуудалд хаана ч хамаатай, үр бүтээлтэй байх боломжтой.
4. Файлын бүтэц - Хэрэв та хайж буй зүйлээ олохын тулд зохион байгуулалттай филтерийн кабинет эсвэл цаасны дээгүүр гүйлгэж өнгөрөөсөн цагтаа хэзээ ч цагаа үрж байгаагүй бол удирдахын тулд ямар төвөгтэй цаасан баримтууд байж болохыг мэдэж болно.
Цаасгүй оффис үүсгэх үед та цаг хугацааны туршид зохион байгуулах, хайх, өөрчлөхөд хялбар байх файлын системийг үүсгэдэг. Энэ нь баримт бичгийг хайхад амар хялбар олох явдал байсан юм.
Paperless Office-ийн ялгаа
1. Системийн эвдрэл - Дижитал нь хурдан хандаж болох боловч хурдан алдагдалтай байна гэсэн үг юм. Таны систем сүйрэхэд таны компьютерт хадгалсан бүх бизнесийн баримтуудад юу тохиолдох талаар авч үзэх. Та бүх зүйлээ алдаж болно. Жижиг бизнес эрхэлдэг, ялангуяа цаасгүй хүмүүс нь өгөгдлийг сайтаас хамгаалах, хадгалах системтэй байх нь чухал юм.
2. Аюулгүй байдал - Тоон файлын файл нь файлын кабинет эсвэл оффисын хаалган дээр түгжигдэх боломжгүй байдаг тул баримт бичиг, эмзэг мэдээллийн аюулгүй байдал нь цаасгүй оффисуудад ноцтой санаа тавих явдал юм. Шийдлүүд нь шифрлэлт, орон нутгийн сервер, хязгаарлагдмал хандалт, өөрийн зардлууд, ашиг тустай бүх зүйлс багтдаг. Үүнээс гадна, зарим бизнесийн шинж чанар, өдөр тутмын ажилд авсан материалын мэдрэмжийг (нягтлан бодогчийг бодоод үз) зүгээр л цаасгүй болж өөрсдийгөө зээлүүлэхгүй байх нь чухал юм.
3. Засварлах процессууд - Цаасгүй оффис руу шилжих хэсэг нь таны одоогийн үйл ажиллагааны бүх процессийг хянан үзэж, тохиромжтой хувилбаруудыг олох явдал юм.
Жишээлбэл, та электрон гарын үсгийн үйлчилгээ, онлайн төлбөрийн баримт, төлбөрийн үйлчилгээ болон физик баримт бичгийн хэрэгцээг орлож буй бусад програмыг ашиглах хэрэгтэй болж болох юм. Таны бүх ажилтнууд шинэ системд сургагдсан байх ёстой.
4. Цаг хугацаа эрчимтэй - цаасгүй байх нь шөнийн үйл явц биш юм; Үүнийг анхаарах маш олон хүчин зүйлс байдаг. Баримт бичгийг ертөнцийг орхих бүх үр дагаврыг авч үзэхийн тулд цаг хугацаа шаардагдана, мөн таны үйл ажиллагаанд бүх өөрчлөлтийг хэрэгжүүлэхэд удаан хугацаа шаардагдах болно.
Цаасгүй байх шийдвэр нь бизнесээс бизнестээ харилцан адилгүй байдаг бөгөөд энэ нь компанид тохирсон бүх нийтийн шийдвэр биш юм. Судалгааны үр дүнг гаргахад хамгийн чухал нь таны судалгааг хийхийн тулд ашиг тус нь сорилтоос давах эсэхийг шийдэж болно.
Дараа нь та цаас хэрэглэдэггүй үр өгөөжийг өгдөг төдийгүй бүтээмжийг дээшлүүлэхэд туслах болно.