Үйл явдал, уулзалтын төлөвлөгч нь уулзалт, урамшууллын аялал болон бусад зохион байгуулалттай хөтөлбөрүүдийг албан ёсны урилга, захидал бичихэд зориулж хувь нэмрээ оруулах буюу бичдэг. Энэ нь дэндүү даалгавар мэт санагддаггүй ч урилга зөв ёс зүйг баримтлах тодорхой алхмуудыг дагаж, зочдод чухал мэдээлэл өгөхгүй байх нь чухал юм.
Хэрхэн:
Үйл явдлын сэдэв үүсгэх. Албан ёсны урилга захидал, материал бичихийн өмнө төлөвлөгч нь хөтөлбөрийн сэдвийг сонирхох ёстой. Дараахь асуултууд нь санал солилцох үйл явцыг эхлүүлэхэд туслах болно. Энэ нь боловсролын бага хурал, семинар эсвэл урамшууллын аялал уу? Хаана байх вэ? Энэ очих газар, байршлын талаархи өвөрмөц онцлог юу вэ? Энэ үйл явдлын бүдүүлэг хуваарь юу вэ? Хөтөлбөрийн цаана ямар зорилготой вэ? Оролцогчид яагаад оролцохыг хүсч байна вэ? Эдгээр асуултууд нь агуу үйл явдлын сэдвийг бий болгоход туслах болно.
Электрон урилга үүсгэх. Хүлээгдэж буй чухал үйл явдлын логистикийн хэмжээ нь RSVP-ийн явцад гардаг байхын тулд гол үйл явдлын албан ёсны урилга захидал, материалууд нь одоо бүртгэгдэж байна. Үүнд: нэр, холбоо барих мэдээлэл, хоолны шаардлага, хөгжлийн бэрхшээлтэй байдал, тээврийн хэрэгцээ, хөтөлбөрийн мэдээлэл, үйл ажиллагааны мэдээлэл болон бусад. Тэмдэглэл: Ихэнх нарийн төвөгтэй үйл явдлууд нь үйл явдлын дэлгэрэнгүй мэдээлэл болон RSVP харилцагчдыг дамжуулахын тулд цахим шуудангаар нэг цахим хуудас буюу график дизайн зургийг ашиглаж болно.
Хэвлэсэн урилга үүсгэх. Хөтөлбөр эсвэл үйл ажиллагааны шинж чанараас хамааран урилга ёс заншил нь албан ёсны урилга захидал бичиж, зочдод тэдний оролцоог үнэлдэг гэдгийг мэдэж байхыг зөвлөж байна. Энэ нь үйл явдлын материалаас өөр юм. Харин зочиндоо, түүний зочин, түүний гарчиг, үйл явдлын сэдэв, огноо (ууд) болон / эсвэл цаг, мөн RSVP харилцагчийн талаархи үнэ цэнэтэй мэдээллийг санал болгодог энгийн урилга картыг авч үз.
Албан ёсны үйл явдлын урилга бичих. Электрон урилгад оролцсоноор та хөтөлбөр, үйл явдлын тухай өндөр түвшний мэдээллийг тоймлон харуулах ёстой. Жишээлбэл, энэ нь урамшууллын аялал эсвэл олон өдрийн хурал бол та доорх зүйлсийг оруулна уу: очих газар, зочид буудал / хурлын байр, гол сэдэв, яриачид (био орно), хуваарь, үйл ажиллагаа, логистик болон дэлгэрэнгүй бүртгүүлэх тухай. Урилга захидал, материалыг зочдод хүргэх шалтгаанаар хангах ба дуудлагад үргэлжлүүлэн оролцохыг оруулна.
Урилга ёсоор хүрэх газраа хүрэх газар / обьектийн тоймоор эхэлдэг. Албан ёсны урилга захидал, материал бичиж байхдаа та хөтөлбөрийг зохион байгуулж байгаа байршилд хэн ч байсангүй гэсэн үг. Энэ нь хөтөлбөрийг хэрэгжүүлж буй очих газар болон / эсвэл зочид буудал / байгууламж / газрыг товч тоймлон бичихийг хэлнэ гэсэн үг юм. Хэрэв та олон өдрийн арга хэмжээ төлөвлөж байгаа бол энэ мэдээллийг аль болох өндөр төвшинд байлгахыг хичээх хэрэгтэй. Гэхдээ зочдод энэ талаархи өвөрмөц ойлголттой байхын тулд тэдэнд хангалттай мэдээлэл байгаа эсэхийг шалгаарай.
Урилга ёс дүрэм нь үйл явдлын хуваарийг шаарддаг. Хэрэв та урамшууллын хөтөлбөр гэх мэт олон өдрийн арга хэмжээ төлөвлөж байгаа бол зочдод цаг хугацаагаа тохиромжтойгоор төлөвлөж болохын тулд урилгын материал аль болох нарийвчлан оруулах хэрэгтэй. Энэ нь таны урилгыг ирэх арга, цаг хугацаа, бизнесийн уулзалт, үйл ажиллагаануудын (болон үйл ажиллагааны сонголт) цаг, хооллох, явах талаархи мэдээлэл зэргийг таних ёстой гэсэн үг юм.
Урилга ёс нь үйл ажиллагааны тодорхойлолтыг шаарддаг. Албан ёсны урилга захидал, материал бичиж байхдаа зочдод ямар ашиг сонирхолтой таарч байгааг тодорхойлохын тулд янз бүрийн үйл ажиллагааг тоймлон танилцуулна. Таны гольфийн хөтөлбөр 1/2 өдөр эсвэл бүтэн өдрийн арга хэмжээ байдаг уу? Энэ голын урсгалыг "анги" гэж юу вэ? Энэ үйл явдлыг зохион байгуулж буй өндөрлөг газар юу вэ, уулын дугуйн унадаг дугуйн хөтөлбөр танд хэр өндөр вэ? Будагтай ангийн цаг хугацаа гэж юу болох, тэдгээр нь юу сурах вэ?
Урилга явуулах ёс зүй нь логистикийн талаар мэдээлэл авахыг шаарддаг. Дахин хэлэхэд, та олон өдрийн хөтөлбөрийг зохион байгуулж байгаа гэж үзэж байгаа бол зочдод дараах зүйлс тус бүрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгнө.
- Нислэгийн захиалга
- Үйл явдлын бүртгэл
- Өрөөний захиалга
- Нисэх буудлын шилжүүлэг
- Хувцаслалт код
- Цаг агаар
- Нэвтрэх журам
- Нөхөн төлбөр төлөхгүй зүйлс
- Хүлээн авагчийн ажилтнууд харилцах
Эцсийн үйл явдлын хөтөлбөр боловсруулах. Энэ нь анхны урилгын материалаас өөр байж болох боловч зочинд хүрэлцэн ирэхээсээ өмнө эсвэл үйл явдалд оролцохоос өмнө өгөх ёстой. Энэ нь цаг тутамд (цагийг нэгтгэх нь зүйтэй) цагийн хуваарьтай байх ёстой. Хэрэв та олон тооны боловсролын замуудыг нэгэн зэрэг хуваарьлавал энэ замыг бүлгүүдэд тоймлох нь тусалдаг тул оролцогчид ямар сэдэв хэзээ, хаана хуваарилагдахыг мэддэг байх хэрэгтэй.
Хүлээн авах захидал Олон тооны төлөвлөгч нар уг захидалд ямар мэдээллээр оруулах, эсвэл оруулах ёсгүй байдгаараа тэмцдэг. Хамгийн сайн зөвлөгөө бол мэндчилгээний захиасыг энгийн байлгаж, зочдод талархал илэрхийлж байгааг мэддэг байх явдал юм. Урилга ёсоор уг захидал албан ёсны зохион байгуулагч гарын үсэг зурах ёстойг харуулж байна.
Гол үйл явдлын урилгагүй зүйлсийн нэг нь буцах мэдэгдэл юм. Уг мэндчилгээний захиа болон ирүүлсэн бэлэгний нэг хэсэг нь зочдод хэрхэн очих талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөхөд чухал юм.
Цэс карт үүсгэх. Та өглөөний цай, үдэш, эсвэл оройн хоолон дээрээ төлөвлөж байгаа эсэхээс үл хамааран зочдод хоолны цэсний зүйлсийг тоймлон харуулсан цэс картыг үзэхийг үргэлж хүсдэг. Энэ нь тэдэнд бусадтай хамт цугларахдаа ярилцах зүйл өгч, хүлээлтийн ажилтнууд зочдоос цэс сонгох боломжийг олгож, хуваарийг мөрдөхөд тусалдаг. Тэмдэглэл: Хэрэв та хоолны үеэр онцгой амттай хоол хийхээр төлөвлөж байгаа бол зарим онцгой зугаа цэнгэлд зориулж амтат амттан хийхээр төлөвлөж байгаа бол цэсний картаас тусгай эд зүйлийг сайжруулахын тулд эдгээр зүйлсийг хадгалах нь тустай байдаг.
Үнэлгээний бэлэг тэмдэгийн картыг бий болгох. Энэ бол бэлэг, дэр бэлэг байгаа эсэхээс үл хамааран бэлэг болгон өгөх бэлэг тэмдэг байх ёстой. Энэ нь "баярлалаа" захиасуудыг бататгаж, зочдод илүү онцгой мэдрэмж төрүүлэх боломж юм. Энэ үйл явдлын сэдвийг тусгасан үг, зурвасуудыг нэгтгэхэд тустай.
Ганцаарчилсан мэдэгдлийг үүсгэх.
Өдөр явахаасаа өмнө нислэгийн дугаар, нислэгийн цагийг оруулаад явахад нь сануулах зочдын өрөөг мэдэгдэнэ. Энэ нь логистикийн хуваарьт хугацаа алдагдсан байж болзошгүй сүүлчийн минутын алдааг засах боломжийг олгодог.
Зөвлөмж:
- График зохион бүтээгч, онлайн бүртгэлийн үйл ажиллагаа байгаа эсэхийг шалгаарай. Өнөөдөр тулгараад буй сорилт бол олон төрлийн онлайн үйл явдлын бүртгэлийн системүүд байдаг, гэхдээ тэдгээр нь ихэвчлэн өөрчилөлт шаарддаг эсвэл гуравдагч этгээдийн системийг ашиглах нь урилгын дагуу бага зэрэг үнэтэй гэж тооцогддог. Тийм ч учраас олон төлөвлөгч нар гэртээ ургуулсан багаж, нөөцөд тулгуурладаг.
- Өөртөө зориулж бичиг хэргийн дэлгүүрээ олоорой. Хэдийгээр байгууллагууд харилцаа холбооны цахим хэлбэрийг ашиглахын тулд улам их хөдөлдөг боловч урилга, сурталчилгааны материалын үр дүнг хэвээр нь үлдээхэд нөлөөлдөггүй. Тэмдэглэлийн дэвтэр хайж үйл явдлын сэдвийг магтаж, цаас болон хэмжээсийн стилийг өөр өөр сонирхолтой, сонирхолтой болгох. Таны зочид хүчин чармайлтаа анзаарах болно.
- Загвар үүсгээд, тэндээс хуулбарлана. Төлөвлөгчид загвар урилганы үсэг, материалыг зохиож, өмнөх хөтөлбөр, үйл явдлын загвараас шинэ үйл явдлуудыг ердөө л шинэчлэх хэрэгтэй. Мэдээжийн хэрэг, шинэ бичгийн хэрэгсэл, график, текст гэх мэтийг сонгосон байх ёстой, ингэснээр тодорхой цаг хугацаа шаардагддаг.