Байгууллага бол амжилттай бага хурлын түлхүүр юм
Хурлын төлөвлөлт нь бусад төрлийн үйл ажиллагааны төлөвлөлтөөс өөр бөгөөд нэмэлт алхмууд орно.
Хурал нь ихэвчлэн жилд нэг ба түүнээс дээш төлөвлөгөөтэй том хэмжээний үйл явдал байх хандлагатай байдаг. Таны хийх зүйлсийн жагсаалт нь байршлыг сонгох, зочид буудлын өрөөг бүртгэх, онлайн бүртгэлийг бий болгох, хэлмэрчийн аюулгүй байдлыг хангах, үзэсгэлэнгийн танхимыг зохион байгуулах, уулзалтуудыг зохион байгуулах, хоол хүнс, ундаа болон бусад зүйлсийг зохицуулах зэргийг хамарч болно. Төлөвлөж буй сайн зохион байгуулалттай хурлын төлөвлөлт хөтөч бэлтгэх нь алхам алхмуудыг харуулсан зураглалыг амжилттай зохион байгуулсан чуулганы төлөвлөгч амжилтанд хүрэх ёстой.
Дараах алхмууд нь чуулганы төлөвлөлтийн гарын авлагыг бэлтгэхэд туслах болно. Төлөвлөж буй үйл явдлынхаа дагуу гарын үсгээ зурж өөрчлөх хэрэгтэй. Зохих ёсоор бэлтгэгдэж, ашигласнаар удалгүй таны хамгийн үнэтэй хурлын төлөвлөлтийн хэрэгсэл болно.
Эхлэлээс эхэл
Чуулган төлөвлөлтийн гарын авлагын эхний хэсэг нь хурлын талаархи үндсэн ойлголтуудыг багтаах ёстой:
- Үйл явдал огноо, цаг
- Үйл явдлын байршил (хэрэв мэдэгдэж байгаа бол)
- Үйл явдал
Бусад мэдэгдэж байгаа элементүүдийг оруул. Жишээ нь, ээлжит огноо, оролцогчдын тоо.
Төлөвлөгөө гэж юу вэ?
Бага хурлын янз бүрийн элементүүдийг төлөвлөхийн өмнө эдгээр элементүүд нь ямар үйл явдлын ерөнхий схемд багтах ёстойг олж мэдэх хэрэгтэй.
Тиймээс үзэг болон дэвсгэрийг авч эсвэл компьютерын өмнө суугаад оюун санаанд орж ирдэг бүх зүйлийг бичиж эхэл. Аливаа зүйлийг ач холбогдлын дарааллаар эрэмбэлэх эсвэл ямар нэгэн дарааллын дарааллаар жагсаах талаар бүү санаа зов. Энэ нь дараа ирнэ. Яг одоо та төлөвлөсөн үйл явцын үеэр бие даасан өөр өөр бүрэлдхүүн хэсгүүдэд хуваагдах болно-хийх-жагсаалт-ийн маш урт энгийн хувилбарыг боловсруулах болно.
Энэ хэсэг нь дараах аль нэгийг жагсаан бичиж болно:
- Байршлын сонголт
- Зочид буудлын сонголт
- Уулзалтын зай
- Зочид буудлын үйлчилгээ
- Бага хурлын үзэсгэлэнгийн танхим ба лангуу
- Нээлтийн үйл ажиллагаа
- Дарга / үзэсгэлэнгийн бүртгэл
- Оролцогчийн бүртгэл
- Аялалын зохион байгуулалт
- Оюутны н Тэмдэгтүүд
- Үйл явдлын хөтөлбөр
- Хоол хүнс, ундаа
- Аудио-дүрслэл
- Газар дээр нь ажиллагсад
Энэ жагсаалтыг эмхэтгэхэд нэмэлт цаг зарцуулаарай. Ингэснээр та ямар нэгэн зүйлийг хайхрахгүй, дараа нь гарч ирж байгаа зүйлээ нэмээрэй. Жагсаалтанд орсон үүрэг хариуцлагын олон хэсэгт бүү зов. Зорилго тус бүрийг үр ашигтайгаар төлөвлөх, удирдахын тулд одоо байгаа бүх зүйлийн талаар бодох хэрэгтэй.
Байраа сонгоно уу
Чуулганыг зохион байгуулж, тухайн үйл явдлын ерөнхий хам сэдвийг ойлгох талаар тодорхойлсны дараа дараагийн алхам бол тухайн газар сонгох явдал юм.
Хурлын хэмжээнээс хамааран үзэсгэлэнгийн танхимаас танхимууд, танхимууд, зочид буудлын өрөөнүүдтэй танилцах боломжтой. Хэрэв энэ хурал нь нэг байршилд байрлахад хэтэрхий том бол гаднаас зочид буудал эсвэл хоолны газартай ойрхон байрлах газрыг хайж олохын тулд бага хурлын үеэр хуралд оролцогчид хурлын үйл явдлаас нөгөө рүү аялж болохгүй.
Оролцогчийн бүртгэлийн тухай бод
Энэ хуралд оролцогчид хэрхэн бүртгүүлэх вэ? Бүртгэлийг хэрхэн баталгаажуулах вэ? Хурлын үеэр нэрний шошго яаж бий болох вэ? Танай хурлын төлөвлөлтийн хөтөч нь эдгээр бүх асуултын хариултыг багтаах бөгөөд хурлын бүртгэлийг хийсний дараа шинэчлэгдэх ёстой.
Хэрвээ үйл явдал нь олон хүн цугларахаар төлөвлөж байгаа бол онлайн хурлын бүртгэлийн систем нь явах зам юм.
Систем нь төлбөр тооцоо , бүртгэлийг хянах, бусад холбогдох мэдээллийг зохион байгуулах, тайланг гаргахад тусалдаг.
Үзэсгэлэн, үзэсгэлэнгийн танхимууд
Үзэсгэлэнгийн газрууд нь бага хурал дээр нийтлэг байдаг бөгөөд ивээн тэтгэгчид, үйлдвэрлэгчид өөрсдийн бүтээгдэхүүн, үйлчилгээгээ сурталчилах орон зай түрээслэх боломжийг олгодог. Энэ нь үзэсгэлэнгийн зохион байгуулагчийг үр дүнтэй сурталчилж, сайн хүлээн авмагц орлогын эх үүсвэр олох боломжтой. Хурлын хэмжээнээс хамааран үзэсгэлэн худалдаанд оролцогчид болон үзэсгэлэнгийн танхимыг зохион байгуулахад нэмэлт цаг хугацаа, нөөцийг шаарддаг.
Дээр дурдсанчлан, онлайн хурлын бүртгэлийн систем нь бүртгэлийг хянах хамгийн сайн арга зам бөгөөд ингэснээр та олон тооны үзэсгэлэн худалдаанд оролцогчид хүлээж байгаа бол үзэсгэлэн худалдаанд оролцогчдыг бүртгэх бүртгэлд оруулах нь зүйтэй. Үзэсгэлэн худалдаанд оролцогчид дараах зүйлсийг хийх шаардлагатай болно:
- Үзэсгэлэнгийн н Тэмдэгтүүд
- Хурлын үзэсгэлэнгийн танхимд жагсаасан лангуу бүхий газрын зураг
- Үзэсгэлэнгийн үзэсгэлэнгийн гарын авлага нь нурааж, нураах болно
- Үзэсгэлэнгийн лангуу гэрээнүүд
- Үзэсгэлэнгийн түрээс, үйлчилгээ үзүүлэхэд туслах боломжтой газар дээрхи борлуулагчдын жагсаалт
Хурлын төлөвлөгчийн хувьд та үзэсгэлэнгийн танхимд байгаа материалуудын аюулгүй байдлыг хангахын тулд аюулгүй байдлыг хангах ажилд хариуцлага хүлээх болно.
Бага хурлын дэлгэрэнгүйг төлөвлөх
Хурлын зохион байгуулагчийн сонгон шалгаруулалт болон оролцогчийн бүртгэл зэрэг томоохон үүрэг хариуцлагын зарим асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд хурлын тэмдэглэлийг төлөвлөхөд чиглүүлэх болно. Ямар ч шинж чанартай үйл явдлыг төлөвлөхтэй адилаар, байгууллага нь нарийвчлан анхаарч, онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй.
Чуулганы төлөвлөлтийн үйл явцын эхэн үеэр та нарын хийх зүйлсийн урт жагсаалтыг гаргах цаг болжээ. Жагсаалтыг харж, хамгийн сүүлийн үеийн үүрэг, хариуцлагыг тусгахын тулд шаардлагатай нэмэлт, өөрчлөлтийг хийнэ. Эдгээр зүйлсийг он дарааллаар нь дарааллаар нь жагсааж, тэдгээрийг урьдчилан бэлтгэж болох эсвэл дуусгах ёстой зүйлүүдээс эхэлнэ. Жишээлбэл:
- Зочид буудлын өрөөний номын блок
- Нөөцийн үзмэрийн танхим зай
- Онлайн хурлын бүртгэлийн системийг судлах
- Хурлын маркетингийн төлөвлөгөөг төлөвлөх
Эхнээс нь эхэлж, тэндээсээ яв. Гэрээнд гарын үсэг зурж, хүлээн авсан гэдэгт итгэлтэй байхын тулд дагаж мөрдөх нарийвчилсан дэлгэрэнгүй мэдээллийг оруул. Хурлын хугацаа ойртох тусам таны үйл ажиллагааны арга хэмжээ нь дараахь богино хугацааны ажлуудыг агуулна:
- Өнгөний схем болон чимэглэлийг сонго
- Цэцгийн зохицуулалт хийх
- Цэсийг сонгоно уу
- Сэрүүлэг эсвэл VIP хүмүүст зориулсан нисэх буудлын тээврийн хэрэгслийг зохион байгуулах
Бага хурал төлөвлөхөд багтсан бүх зүйлд зориулсан хурлын төлөвлөлтийн гарын авлагыг өөрийн гарын авлага болгон авч үз. Энэхүү гарын авлага нь таныг зохион байгуулалттай, цагийн хуваарьтай байлгахад төдийгүй том болзоонд ойртохын зэрэгцээ мэдрэмжийг тань тайвшруулна.