Хэрэв та уулзалтанд үнэхээр хэрэгтэй бол шийдвэрлэ
Нэгдүгээрт, хурлыг төлөвлөх нь үнэхээр зайлшгүй шаардлагатай эсэхийг шийднэ.
Заримдаа бид албан ёсны уулзалт нь мэдээлэл хуваалцах, сэдвийг хэлэлцэх хамгийн сайн арга зам гэж үздэг. Хэрэв таны мэдэгдлийг цахим шуудан эсвэл хурлын дуудлагаар хүргэх юм уу эсвэл 15 минутын хугацаанд цөөхөн хэдэн хүнийг албан ёсоор цуглуулбал албан ёсны хурал хийхгүй байх болно.
Зөвхөн тэнд байх хэрэгтэй хүмүүсийг урь
Уулзалтанд уригдан уригдан, яагаад тэнд байгаа юм бол? Хүмүүсийн цагийг бүү алдаарай. Энэ нь үр дүнтэй хурал болохгүй. Нягтлан бодох бүртгэлийн хэн нэгэн нь хурлын үеэр төсвийн асуултанд хариулж байх хэрэгтэй юу? Дараа нь нэг ажилтан тухайн ажилд тохирсон нягтлан бодох бүртгэлээс урь.
Хэрвээ уулзалт дээр хэлэлцсэн зүйлээ хамт ажиллагсад, эсвэл ахлагчид мэдэгдэх шаардлагатай бол тэднийг уулзалтанд урих хэрэггүй. Хурлын хураангуйг зүгээр л бэлтгэж, дараа нь тэдэнд илгээнэ үү. Тэд цаг хугацаа хэмнэгчийг үнэлэх болно. Учир нь та тэдгээрийг бичгээр өгсөн тул тэд хэлэлцүүлгийн талаар бүрэн мэдээлэлтэй гэдгээ баталгаатай мэдэж болно.
Сануулах сануулагч илгээх
Амьдрал завгүй, хуанли нь төлөвлөсөн үйл ажиллагаануудаар захиалга өгдөг. Уулзалтын өмнө хоёр өдрийн дараа уулзалтын тэмдэглэлийг явуул. Энэ нь уулзалтанд оролцож байгаа хүмүүсийг баталж, цагийн хуваарь өөрчлөгдөж, гол оролцогчдод уулзалтын цагийн хуваарийг гаргаж чадахгүй тохиолдолд урьдчилан мэдэгдэнэ.
Хэлэлцэх асуудал байна
Үр дүнтэй уулзалтуудыг төлөвлөхийн тулд эхлээд юуг хэлэлцэх ёстой. Хурлын зорилго юу вэ? Та юу хийж чадах вэ? Урьдчилан хэлэлцэх асуудлын өмнө хэлэлцэх, оролцогчдод тараах. Эхлэх цагийг тодорхойлж, анхаарах сэдвүүдийн товч жагсаалтыг оруул. Өөрийнхөө уулзалтыг удаан, хэт дэлгэрэнгүй хэлэлцэх асуудалд бүү оруул. Тодорхой нутаг дэвсгэр дээр тайлагнах хариуцлага хүлээх аливаа этгээдийг нэрлэнэ үү.
Хүлээгдэж буй үр дүнг тодорхой болгох
Эхлээд уулзалтын тухай мэдэгдэл илгээхдээ түүний зорилго, хүлээгдэж буй үр дүнг тодорхой болгох хэрэгтэй. Хурал уулзалт дээр илтгэл тавьж, оролцогчид тэмдэглэл хөтлөх бэлтгэлтэй байх ёстой юу? Эсвэл санал бодлоо илэрхийлэхээр төлөвлөж буй оролцогчид энэ талаар ярилцах боломжтой юу?
Зарим корпорациудын соёлд зөвхөн ажилтнуудаа сонсож, дараа нь тэдний ажлын талбайд очиж ажиллана. Бусад компаниудад ажилчид чөлөөтэй оролцдог. Өнөө үед хамтран ажиллах ажлын байран дээр, харилцан яриа, санаа бодлоо хуваалцах нь зөвхөн уулзалтанд орохгүй. Энэ нь уулзалтын зорилго нь ихэвчлэн байдаг.
Цагийг эхэл
Хэрвээ та хурлын үеэр хуралдаанд оролцдог бол тэр хүн нь 15 минутын турш уулзах боломжгүй болох нь ойлгомжтой.
Хүмүүс энэ уулзалтууд хэзээ ч цагтаа эхэлдэггүй гэдгийг мэддэг тул хүн бүр оройтож эхлэх болно. Уулзалтаа хариуц. Эхлэх цагт шууд даруй эхлэх. Хаалгыг хааж, эхэл. Тэдгээр хүмүүс хэтэрхий оройтож ирснээ мэдэгдэж, тэр алдаагаа нэг л удаа хийх ёстой.
Богино болон Энгийн байлгах
Ихэнх уулзалтууд нь ихэнх тохиолдолд 30 минут, эсвэл бүр 45 минут хангалттай үед цагийг зориулдаг. Хэтэрхий их цаг хугацаа зарцуулагдахад ердийн үр дүн нь цаг хугацаа алдсан байдаг. Хурлын дараа хурал цуглаан дууссан эсвэл хэтэрхий урт хугацаанд хэлэлцэх асуудлын талаар хүмүүс ярьж байсан. Хурал цуглаануудаа үргэлжлүүл.
Сэдэв дээр байх
Ганцаарчилсан хөтөлбөр нь хурал цуглааныг үр дүнтэй явуулахгүй. Хэлэлцэх асуудалд анхаарлаа төвлөрүүлэх, ярилцлага хийх нь танген дээрээсээ зугтаахаас сэргийлнэ.
Өөр уулзалтанд зориулсан сэдэв бол хувийн сэдвийг хөндөх болно. Уулзалтын зорилго нь өөр яриа өрнөхөд хүрч байсан уулзалтанд хэн ч дургүй байдаг.
Бага хурлын танхимаас багахан уулзалт хийх
Нэгэн танилтай хурлын танхимд нэг танил талын ширээн дээр цугларах нь ердөө л танил юм. Ажилтнуудтай харилцан ярилцаж, бүтээлч сэтгэгдэлтэй, идэвхтэй ярилцаж, хурал цуглааныг стандарт хурлын өрөөнөөс гадуур авч хэлэлцэхийг уриалах.
Байршил, цаг агаарыг зөвшөөрөх тохиолдолд ширээн дээр уулзах талаар бод. Том хэмжээний бага хурлын ширээ, нугасан сандал гэх мэт жижигхэн ширээнүүдтэй, жижигхэн ширээтэй хамт цуглараад үзээрэй.
Янз бүрийн аргыг хэрэглэхээс бүү ай
Хэрвээ уулзалтанд оролцож байгаа арга нь ажиллахгүй бол хичээлээ өөрчлөхөөс бүү ай. Жишээлбэл, тархины семинар нь маш бага яриа хэлцэл бүхий нам гүмхэн өрөөнд орвол чиглэлийг өөрчлөх. Хуралд уян хатан байж, ерөнхий хурал хэрхэн ахиц дэвшилд анхаарал хандуул.
Технологи ашиглах
Оролцогчдыг байлгахын тулд технологийг ашиглах төлөвлөгөө боловсруулах. Өнөөгийн дижитал ертөнцөд ихэнх хүмүүс график эсвэл видео бичлэгийг үзэхийн тулд сонсдог үгсийг нь дэмждэг. Цуглааныг төлөвлөхдөө үзэл бодлыг сонсож, үзүүлэн таниулж сонсох.
Харилцан ажиллахыг дэмжсэн том дэлгэцүүд болон Smart Board presentations дээр төлөвлөж буй компьютерууд нь Стандарт урт удаан PowerPoint-ийн танилцуулгаас татсан өөрчлөлт юм.
Хурлын дүнг илгээх
Уулзалтын дараа нэг өдрийн дараа хэлэлцсэн зүйлээ товч товчоор илгээнэ үү. Хуралд оролцож байгаа бүх хүмүүст энэ талаархи мэдээллийг түгээх, хуралд оролцож чадаагүй хүмүүс, мөн мэдэгдэх шаардлагатай хүмүүсийг энэ хаягаар түгээх. Түүнчлэн хэрэглэгдэх зүйл бүрийн талаар дурьдах хэрэгтэй.