Албан оффисын функцуудаас гадна захиргааны туслах, гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга нь тайлан бичих, бэлтгэх, хурал зохион байгуулах, уулзалтуудыг төлөвлөж, тэдний ач холбогдлыг тодорхойлох, зөвлөлгөөний хэлэлцүүлэг хийх, аялал зохион байгуулах, хурлын тэмдэглэл хөтлөх судалгаа, бэлтгэх, захидал харилцааны сургалт явуулах, бага ангийн ажилтнуудыг сургах, сургах.
Эдгээр үүргүүд нь янз бүрийн түвшний туршлага шаардаж, эдгээр ижил төстэй ажлын байрны аль нэгийг шаардаж болно:
- Бүртгэлийн түвшний захиргааны туслах ажилтан
- Захиргааны туслах ажилтан
- Ахлах захиргааны туслах ажилтан
- Гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга
- Гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга
- Оффис менежер
- Ахлах албаны менежер
Тэмдэглэл: Эрх зүйн болон эмнэлгийн туслах албан тушаалууд нь харилцан адилгүй бөгөөд тэдний ажиллах мэргэжилд шаардагдах тусгай сургалт шаарддаг.
Захиргааны туслахууд болон Гүйцэтгэх нарийн бичгийн хооронд ялгаатай байдал
Гїйцэтгэх нарийн бичгийн дарга, захиргааны туслахуудын їїрэг роль нь ихээхэн давхцдаг бєгєєд їїний ялгаатай байдал нь байгууллага єєр єєр байдаг. Зарим тохиолдолд гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга нь менежер, гүйцэтгэх захирал, уулзалтын хуваарь, аялалын төлөвлөлт, бичгэн харилцаа холбоо, нягтлан бодох бүртгэл зэрэг ажил үүргээ гүйцэтгэхэд илүү их үүрэгтэй байдаг. Захиргааны туслах нь бизнесийн үйл ажиллагааны илүү их үйл ажиллагаанд анхаарал хандуулж, зарим чадавхи дахь манлайллын үүргийг илүү ихээр авч, уулзалт, хурал, бага хурал, хурал, хурал, уулзалт, төсвийг зохицуулах, борлуулагчийн төлбөр тооцоог зохицуулах зэрэг болно.
Захиргааны туслах ажилтнууд бизнесийн үйл ажиллагаа явуулах нь маш чухал нөхцөлд илүү нарийн мэргэжлийн боловсрол эзэмших шаардлагатай байдаг.
Үндсэн ажлын ур чадвар
Гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга, захиргааны туслах ажилтнууд аль аль нь чухал үүрэг гүйцэтгэх үндсэн ажлын ур чадвартай байдаг. Үүнд байгууллагын онцгой чадвар, бичгийн болон аман харилцааны чадвар, түүнчлэн нарийвчилсан, мэргэжлийн ур чадварыг анхаарч үзэх хэрэгтэй.
Тэд Microsoft Word, Excel, PowerPoint гэх мэт програм хангамжийн чухал зүйлсийг багтаасан оффисын автоматжуулалтын хэрэгслүүдээр техникийн чадвар эзэмшсэн байх ёстой бөгөөд QuickBooks гэх мэт нягтлан бодох бүртгэлийн хэрэгслүүд.
Жижиг Алба дахь захиргааны туслах эсвэл Гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга
Жижиг албан тушаалд захиргааны туслах эсвэл гүйцэтгэх нарийн бичгийн даргын үүргийг ихэвчлэн оффисын ажилтнууд гүйцэтгэдэг. Зарим ажил нь компаний гүйцэтгэх захирлууд өөрсдөө хийгддэг байж болох бөгөөд захиргааны туслах эсвэл гүйцэтгэх нарийн бичгийн даргын үүрэг нь жижиг байгууллагын хэрэгцээнд шаардлагатай олон төрлийн үүрэг хариуцлагыг хамарч болно.
Дунд шатны Албаны Засаг даргын туслах эсвэл Гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга
Компаний хэмжээ өсөхийн хэрээр өндөр зохион байгуулалттай, олон төрлийн үүрэг даалгаврыг биелүүлж чаддаг хүний хэрэгцээ нэмэгддэг. Энэ нь компанийн үйл ажиллагаа явуулж байгаа бизнесийн нууцлал, бүрэн бүтэн байдлыг шаарддаг компаниудыг ажиллуулдаг удирдагчдад үнэн зөв байдаг.
Том Албаны Засаг даргын туслах эсвэл Гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга
Томоохон оффис нь захиргааны хэд хэдэн туслах, эсвэл гүйцэтгэх нарийн бичгийн даргатай байх нь түгээмэл байдаг. Компанийн хэмжээний хувьд, компанийн захирлуудын үйлчилгээг хариуцсан ажилтныг зохицуулдаг оффис менежертэй байх нь ихэвчлэн шаардлагатай байдаг.
Зарим тохиолдолд захиргааны туслах нь урт хугацааны уулзалт зохион байгуулж, уулзалт зохион байгуулах, төлөвлөх, зохион байгуулалтын бусад чухал ажлуудыг гүйцэтгэхийн тулд гүйцэтгэх захирлыг дагалдана.