Энэ бол ерөнхий чуулганы өмнөх чуулган юм.
Тогтмол уулзалт төлөвлөөгүй хүмүүст өмнөх уулзалт нь эхлээд эвгүй, эвгүй байдалд орох магадлалтай байдаг. Учир нь энэ нь "үйл явдлын үргэлжлэл", "үдшийн үйл явдлын захиалга" гэх мэт шинэ нэр томьёо эсвэл хэлийг хамардаг.
Урьдчилан төлөвлөхөөсөө өмнө төлөвлөгчдийн хийх ёстой зүйл юу байх ёстой вэ?
Урьдчилсан концепц нь үйл явдал буюу хөтөлбөрийг хэрэгжүүлэхээр төлөвлөсөн үйл явдлын худалдаа эрхлэгчид, ханган нийлүүлэгчидтэй уулзалт зохион байгуулдаг. Энэ нь ихэвчлэн бодит үйл явдлаас нэгээс хоёр хоногийн өмнө хийгддэг бөгөөд үйл явдлын өдөр тохиолддог замаар явган алхахаас өөр байдаг.
Зарим хүмүүс томоохон хурал, концесс, конгресс, урамшууллын хөтөлбөрийг төлөвлөхдөө өмнөх уулзалтуудтай холбогдож болно. Гэсэн хэдий ч семинар, бусад онцгой үйл явдлуудыг урьдчилан семинар зохион байгуулах нь түгээмэл байдаг.
Цуглааны өмнөх уулзалтын үеэр юу хүлээгдэж байна
Өмнөх уулзалт нь үйл явдлын төлөвлөгчийг хөтөлбөрт хамрагдаж буй ханган нийлүүлэгчийн менежментийн багтай хөтөлбөрийн эцсийн логистикийн бүх логистикийг шалгах боломжийг олгодог.
Ерөнхийдөө уулзалтын өмнөх уулзалтыг зохион байгуулагчийн хурлын үйлчилгээний менежер хариуцан зохион байгуулж, хуваарилна. Энэ үйл явдалд оролцож буй менежерүүдийг тухайн үйл явдлын тодорхой үүргийн логикийг хянан үзэхийг урьж ажиллуулах болно.
Энэ нь уулзалт, үйл явдлын төлөвлөгчдөд хамаатай бүх хүмүүстэй харилцах харилцааг тогтооход маш тохиромжтой цаг юм.
Урьдчилсан концепцын үеэр үйл явдлын төлөвлөгчдөд зориулсан үйл ажиллагааны гол зорилтуудыг тодруулахад тохиромжтой. Тухайлбал, үйл явдлыг зохион байгуулагчийн талаархи чухал мэдээлэл, үйл явдлын үеэр чухал ач холбогдолтой мэдээллүүд, чухал VIPууд.
Урьдчилан сэргийлэлт бол үйл явдлын үргэлжлэлийг хянах цаг юм
Үйл явдлын үргэлжлэл нь мөн үйл ажиллагааны тодорхойлолт гэж нэрлэдэг. Энэ нь хөтөлбөрийн тухай болон хөтөлбөрийн талаархи бүх холбогдох мэдээллийг агуулсан, үүнд хөтөлбөрийн талаархи дэлгэрэнгүй мэдээлэл орно. Эдгээр зүйлсэд дараах зүйлсийг багтаасан байж болно: огноо, цаг, холбоо барих хаяг, ирүүлсэн танилцуулга, яаралтай холбоо, хоол хүнс, ундаа, тээвэр, тээвэрлэлтийн мэдээлэл, төлбөр тооцоо, аудио / харааны болон бусад тусгай хэрэгцээг багтааж болно.
Департамент тус бүр үйл явдлын талаархи ойлголт , түүний дотор холбогдох дэлгэрэнгүй мэдээлэл, үйл ажиллагааны журмыг ойлгох болно. Тэд мөн үйл явдлын гэрээ, өмнө нь хуваалцсан үйл явдлын захиалгын талаархи мэдээллийг ойлгох болно.
Уулзалтын үеэр болон үйл явдлын төлөвлөгч нар энэ хугацаанд тухайн үйл явдлын үзүүлэлтүүдтэй холбоотой нарийвчилсан асуултыг асуух ёстой. Тухайлбал, ажилтнуудын түвшин, төлөөлөгчдийн бүх үйл явдлын бодит үйл явдлын үеэр гол харилцагчдын нэрс гэх мэт. Урьдчилан хэлэлцэх ажиллагааны хэлэлцүүлгийн гол элементүүдэд дараахь тоймыг багтааж болно:
- Хүнсний болон ундааны хэрэгцээ
- Зочинд бүртгүүлэх жагсаалтын шаардлагууд (хэрэв байгаа бол)
- Чуулган болон худалдааны үзэсгэлэн гаргах шаардлага
- Уулзалтын танхим ба худалдааны шоу зай (шалны төлөвлөгөө)
- Цахилгаан ба харилцаа холбоо гэх мэт техникийн шаардлагууд
- Тэмдэглэгээний байршлын талаарх дэлгэрэнгүй мэдээлэл
Энэ бол сүүлийн минутын өөрчлөлтийг хийх хамгийн тохиромжтой цаг юм. Хэдийгээр тэд үргэлж дуртай байдаггүй ч ихэнх үйлдвэрлэгчид болон нийлүүлэгчид боломжийн (болон зохисгүй) өөрчлөлтүүдийг хүлээж байдаг. Мэдээжийн хэрэг, урьдчилан тохируулах хугацааг төлөвлөсөн цагт төлөвлөж байгаа бол бүх зүйл зөв ажиллаж байгаа эсэхийг баталгаажуулах үүднээс өрөө тасалгааны үзлэг хийхийг анхаарах хэрэгтэй.