Зохион байгуулалт авах нь зөвхөн баримт бичгийн дөнгөж цэвэрлэснээс илүү нарийн ширийн зүйлсийг хамардаг. Байгууллага нь таны бизнесийн бүх хэсгүүдэд систем, журмыг бий болгох явдал юм. Энэ нь таныг илүү бүтээмжтэй, ашигтай болоход туслах боломжтой. Доорх санаанууд нь жижиг бизнестээ илүү зохион байгуулалттай болох хамгийн сайн арга замуудыг багтаадаг. Өдөр тутам сайжруулахын тулд удаан хугацааны туршид тогтвортой үйл ажиллагаа явуулж, бизнесээ шинэчлэн зохион байгуулах төлөвлөгөөгөө жил бүр хий.
01 - Баримт бичгүүд болон баримт бичгийн хяналтыг авах
Одоо ажиллаж байгаа баримт бичгүүдийнхээ талаар илүү сайн санаа байгаа бол таны оффисын системийг үүсгэх, эсвэл сайжруулах цаг боллоо. Сюзан Уард цаас боловсруулах үйл явцыг нарийн зохион бүтээж, түүнийг зохион байгуулахад туслах баримт бичгийн менежментийн системийг бий болгоход туслах гарын авлага юм.
Хэрэв та цаас хэрэглэдэггүй оффис руу шилжих цаг боллоо гэж шийдсэн бол ( эдгээр давуу ба сул талуудыг уншина уу ), та баримтыг дижитал хэлбэрт оруулж, онлайнаар төлбөрийн үйлчилгээ болон FreshBooks гэх мэт төлбөрийн үйлчилгээ ашиглан DocuSign , Өгөгдөл нөөцлөх, архивлахад Cloud ашиглах. Хэрэв та жилийн турш үйл явдлууд дээр бизнес картуудыг цуглуулдаг бол бизнесийн картын сканнерд хөрөнгө оруулах нь зүйтэй байж магадгүй тул та холбоо барих мэдээллийг нэн даруй, цаасны картыг сольж болно.
02 - Зөв Бүтээмжийн хэрэгслийг ашигла
- Холбоо барих менежмент. Сүлжээнд байхдаа уулзаж байгаа хүмүүсээ санахын тулд үйлчлүүлэгчдийнхээ анхаарлыг татахын тулд жижиг бизнес эрхлэгч бүрийн холбоо барих мэдээллийг удирдах систем хэрэгтэй. Та Salesforce гэх мэт худалдан авагчийн харилцааны менежментийн цогц (CRM) системийг сонгох эсвэл таны одоо байгаа Харилцагчийн апп-ыг ажиллуулахын тулд бага хэмжээний хэмжээний менежмент хийхийг сонгож болно.
- Хурал, харилцаа холбоо. Хурал чуулган, утсаар эсвэл видео чатын үйлчилгээг хийдэг ч үйл явцыг илүү зохион байгуулалттай болгох арга зам бий. Та уулзалтаа илүү зохион байгуулалттай болгохын тулд хийж байгаа үйлчилгээг ашиглаж болно - өмнө, хойно, дараа нь.
- Нягтлан бодох бүртгэл ба нягтлан бодох бүртгэл. Төлбөр тооцоогоо хэрхэн зохион байгуулж, төлбөр тооцоо хийж, бэлэн мөнгөний урсгалыг Quickbooks Online, Xero and Wave гэх мэт хэрэгслээр удирдах.
- Аялал, зардлыг хянах. Та аялал болон аялалын төлөвлөгөөг хялбар болгох үүднээс Expedia болон TripAdvisor зэрэг апп-ууд ашиглаж болно. Дараа нь, зам дээр нэг удаа, Expensify зэрэг програмууд нь зардлыг хянаж, илүү их зохион байгуулалттай болсон үедээ тайлагнадаг болно.
- Нийгмийн мэдээллийн менежмент. Хэрэв та үүнийг системтэй, зохион байгуулалттай арга замаар ойртуулахгүй бол олон нийтийн мэдээллийн хэрэгсэл дээр хэр их цаг хугацаа зарцуулж болох талаар бид бүгд мэднэ. Тиймээс Hootsuite болон Buffer гэх мэт хэрэгслүүд жижиг бизнес эрхлэгчдэд үнэ цэнэтэй байдаг.
- Имэйлийн удирдлага. Хэрэв та өөрийн жижиг бизнест Gmail ашигладаг бол та өөрийн ирсэн имэйлийг зохион байгуулалттайгаар авах боломжтой хэдхэн Google өргөтгөлүүд рүү хандах боломжтой. Хэрэв та өөр имэйл апп ашиглаж байгаа бол SaneBox ашиглан автомат шүүлтүүр, сануулагч болон бусад зүйлсийг туршиж үзээрэй.
- Төслийн удирдлага. Төслийн менежментийн сайн програм нь үүрэг даалгавруудыг хянах, файл хуваалцах, багийн гишүүдтэй хамтран ажиллахад тусална. Энэ нь таны ажлыг зохион байгуулахад ашиглах хамгийн сайн хэрэгсэлүүдийн нэг байж чадна. Базекепт эсвэл Асана-ыг бүхэлд нь нэг төслийн менежментийн шийдлээр туршиж үзээрэй.
Бүтээмж бол маш хувийн процесс бөгөөд таны хэрэгтэй програмууд нь таны хийдэг ажил болон таны ажиллах хандлагатай байдаг. Өөрийнхөө хэрэгцээ шаардлагыг судалж эхлэхийн өмнө шинэ арга хэрэгслийг ашиглахаас өмнө цаг хугацаа зарцуулах. Та нарын бодож байгаагаас хэтрэхгүй байх хэрэгтэй. Бүтээмжийн илүү бүтээмжтэй хэрэгслийн хувьд энэ нийтлэлийг 101 жижиг бизнесийн бүтээмжийн апп-ууд уншиж , эдгээр 27 цаг хэмнэх аппликейшнийг хайх хэрэгтэй.
03 - Компьютерээ зохион байгуул
Одоо таны компьютерийг зохион байгуулж, ажлын хэлбэрт оруулахын тулд одоо хийж болох зүйлсийн жагсаалтыг энд жагсаав:
- Десктопоо цэвэрлэх. Энд та хэд хэдэн арга замаар явах боломжтой бөгөөд энэ нь таны ажлын хэв маяг, таны компьютерийг хэрхэн ашиглахаас шалтгаална. Та өөрийн хогийн савнаас бусад бүх зүйлээсээ салж болно (таны компьютер дээрх апп дүрс нь зүгээр л товчлох боломжтой - таны бүх аппликейшнүүд нь ихэвчлэн таны Програмын хавтсанд амьдардаг гэдгийг санаарай). Эсвэл та хамгийн их ашигладаг аппликейшн болон файлуудад хэдэн холбоос нэмж болно. Би эхний хувилбар руу аль болох хурдан арилгагдах хандлагатай байдаг. Одоогоор миний ажиллаж байгаа файлууд руу хялбар хандахын тулд миний ширээний компьютерийг ашиглаж байна. Дараа нь би дуусмагц тэднийг байнгын гэртээ шилжүүлдэг.
- Тоон файлын системийг суурилуул. Баримт бичгийг байнгын гэрээр өгөх тухай ярихдаа энэ нь танд хэрэгтэй байгаа баримт бичгүүдийг олж авахад тань бүрэн дүүрэн ойлголт өгөх систем бий болгоно. Файл, фолдерын энэ гарын авлага нь танд эхнээсээ эхлэхэд туслах хэд хэдэн маш сайн зөвлөмжийг өгдөг.
- Програм хангамжийг шинэчлэх. Хэрэв таны компьютер аппликешн болон үйлдлийн системийн шинэчлэлтүүдийг автоматаар суулгахаар тохируулсан бол сайн. Хэрэв таны гарын авлагын процесс бол хамгийн багадаа хоёр сар тутам шинэчлэлийг шалгах хэрэгтэй. Учир нь олон нь аюулгүй байдлын засваруудыг агуулдаг. Дараа нь жилд нэг удаа өөрийн ашиглаж буй программын хувилбарыг шалгаад шинэчлэх цаг гарвал шийдвэр гаргана.
- Вирус болон гүйцэтгэлийн асуудлуудыг хайх. Ямар төрлийн компьютер байгаагаас үл хамааран тэд бүгд вирус эсвэл үзүүлж чадахгүй вирус (тиймээ ч Macs!) Авч болно. Хэрэв та Windows-д суурилсан компьютертэй бол PCWorld-аас PC-ийн засвар үйлчилгээ нь таны компьютерийг эрүүл, тогтвортой ажиллуулах боломжийг танд олгоно.
- Таны өгөгдлийн нөөцийн найдвартай байдлыг баталгаажуулна уу. Та өгөгдлөө нөөцөлж байна, тийм үү? Хэрэв үгүй бол бусад бүх зүйлийг алгасаад эхэлнэ үү. Та Карбонитын, Backblaze эсвэл CrashPlan зэрэг Cloud-based data backup үйлчилгээг ашиглаж болно. Эсвэл та компьютер дээрээ залгасан гадаад хатуу диск ашиглаж болно. Аль ч сонголтыг ашиглан, үйлчилгээ эсвэл жолоодлогыг тасралтгүй автомат нөөцлөлт хийхээр тохируулахын тулд гараар хийх шаардлагагүй. Дараа жилдээ нэг удаа эсвэл хоёр удаа нөөцлөх үйлчилгээ рүүгээ явж, машинаа хаагаад, бүх зүйл байгаа эсэхийг шалгаарай. Ингэснээр та өөрийн компьютерт хуулбар хийх хэрэгтэй болно.
- Ирсэн имэйл хайрцагтаа мэхэлнэ. Олон жижиг бизнес эрхлэгчид өөрсдийн и-мэйл ирсэн имэйл хайртай-үзэн ядалтын харилцаатай байдаг. Энэ нь маш үр бүтээлтэй, үр ашигтай харилцаа холбооны хэрэгсэл учраас тэд үүнийг хайрладаг. Гэсэн хэдий ч энэ нь үзэн ядалтаас болж гарч болзошгүй стрессээс болж гарч болзошгүй. Ирсэн имэйлээ байнгын байлгах, өдөр тутам хүлээн авах зүйлсээ нэгтгэх зэрэг имэйлийн үйлчилгээг байнга явуулахын тулд хийж болох зүйлүүд байдаг бөгөөд таны өдөрт имэйлийг хэр давтамжтай шалгахыг хязгаарладаг. Имэйлийн менежментийн зөвлөгөөг энэ имэйлийг уншина уу. Ирсэн имэйл хайрцаг нь хүчирхэг бүтээмжийн хэрэгсэл болохоос гадна цагтаа хөхөхгүй.
Дээрх зөвлөмжүүд нь танай жижиг бизнесийг илүү хурдан зохион байгуулахад туслах болно, гэхдээ хэр хурдан зүйлүүд хяналтаас гарахаа санаарай. Эдгээр үйл ажиллагааг хослуулан, баримт бичиг, бүтээмжийн багаж, компьютерийн статусыг сар бүр хэдхэн удаа хурдан хугацаанд хянаж, шийдвэр гаргах чадвартай байхын тулд зохион байгуулалт, зохион байгуулалт сайтай, дасан зохицох чадваргүй байдалд хүргэж болзошгүй юм.