Өгөгдөл зарцуулах цаг хугацааг багасгах 5 арга
Гэвч харамсалтай нь, үзэн ядалт, эсвэл үгүй, жижиг бизнес эрхлэх үед бичиг баримт хийх ёстой, эсвэл удахгүй ширээ унах болно. Үүнийг хийх дургүй нь юу вэ?
Асуудлыг шийдэх хоёр арга байдаг.
Та цаг заваа аль болох товч танилцуулахыг хичээ (хэдэн жилийн турш оффисоо ажиллуулах арга барилаа төгс төгөлдөр болгосон) эсвэл цаг заваа аль болох хөгжилтэй байлгахыг хичээгээрэй. Эхлээд бөглөх цагаа зарцуулах хугацааг багасгах зөвлөмжийг харцгаая.
Боломжтой бол хэрчиж, дахин боловсруулах
Санал өгөхийг хүлээж буй ямар нэгэн цаасны тухай анхны асуулт бол, "Энэ баримт бичиг гаргах шаардлагатай юу?"
Имэйлд ирсэн олон баримт бичгийг шууд жижигрүүлж болно. Бусад компаниудаас зар сурталчилгаа эсвэл мэдээллийн захидал гаргахад ямар асуудал байна вэ? Хэрэв та шуудантай харилцахдаа нэг захидал уншиж, нэг жилийн дараа танд хэрэгтэй эсэхээ шийдээрэй.
Магадгүй та сайн баримтаа гаргах шаардлагагүй баримт бичгийн маш олон хуулбарыг гаргаж байгаа бөгөөд эхний байранд ч хэвлэхгүй байх ёстой.
Жишээ нь хэрэв таны электрон файл зохион байгуулагдсан бол та нөөц хуулбарыг зохих журмын дагуу дагаж мөрдөнө .
Тиймээс та цаасан дээрх "овоолсон" цаасыг сэгсэрч байх үед нь
Бусад оффисын ажлыг амархан болгож гаргах, файлын системийг ашиглах нь илүү хэцүү биш.
Бичиг баримтаа гаргахад шаардагдах ихэнх баримт бичиг нь бизнес хийх үйл явцтай холбоотой бөгөөд эдгээр баримт бичгүүдийг нягтлан бодох бүртгэлийн тогтолцоонд оруулахаас өмнө хийж гүйцэтгэх хэрэгтэй.
Тиймээс энэ баримтыг принтерийн хорны хайрцагт оруулахын тулд "үндсэн" файлын системд "P" гэж бөглөсөнийхээ оронд "эхний" файлын системд, сар, жилээр тэмдэглэсэн хэд хэдэн фолдерыг хавсаргав.
Жишээ нь, би 2017 оны 9-р сард toner cartridge худалдаж авсан бол энэ нь тэрхүү дотор орсон бусад бүх үнэт цаас, хүлээн авсан болон бусад бизнесийн баримтуудын хамт хийгдсэн файл юм. Дараа нь сарын төгсгөлд хавтсан дээрээ ажиллана гэсэн энгийн зүйл мөн хийх хэрэгтэй бүх бүртгэлийн бичилтийг хийх (эсвэл өөрөө өөрийгөө хийдэггүй бол сарын фолдерыг нягтлан бодогч эсвэл нярав руугаа шилжүүлэх) .
Бидэнд зориулж сард нэг удаа үйлчлүүлдэг жижиглэн худалдааны бизнес биш үйлчилгээний бизнес эрхэлдэг . Хэрэв та акаунтаа байнга шинэчлээрэй гэвэл сарын фолдер санааг өөрчлөх хэрэгтэй болно.
Та файлынхаа өмнө бодоорой
Нягтлан бодох бүртгэлийг хийхийн тулд сарын фолдерыг ашиглаад юу болсон бэ? Баримт бичиг нь "гол" гаргах системд шилжих шаардлагатай. Гэхдээ документ тус бүрийг тусад нь хамааруулан дангаар нь бичихээс илүүтэйгээр би группийн дагуу логикийн файлыг файлын хэлбэрээр гаргах бөгөөд илүү хурдан олж авах процедурыг гаргах болно.
Printer toner cartridge-ийн жишээг харцгаая.
Энэ пайзыг "P" гэсэн нэрээр хэвлүүлэхийн оронд принтерийн хангамж - Хүлээн авсан баримтуудын дагуу би энэ баримтыг файлын хангамжийг хүлээн авдаг баримт бичигт хэвлэхийн оронд битгий бичсэн тэмдэглэлийн цуглуулганд эсвэл баримт хүлээн авсан баримт цаас. Энэ нь файлыг хурдан гаргахаас гадна баримтуудыг дараа нь олоход илүү хялбар болгодог.
Бүхэл бүтэн үг, хэллэгийг зөвхөн форматын фолдерууд дээрээ бич
Ямар нэгэн дүрэм байхгүй байна гэж хэлэхэд та зөвхөн өөрийн бичиг баримтын системийг хуваахдаа зөвхөн ганц үсгээр хязгаарладаг. Хэрэв та үүнийг хийвэл, та шаардлагагүй удаан, төвөгтэй бичиг баримтаа гаргаж байна. Өөрийн файлын системээ өөрчилснөөр та бүлгээр дамжуулан файлаа гаргаж авах боломжтой ба баримтыг илүү хурдан байрлуулах зөв байршлыг олох боломжтой.
Жишээлбэл, миний "C" гэсэн шошго бүхий системийн файлтай байхаас гадна, "Client Files" гэсэн шошго бүхий хэсэг байна.
"Клинийн файл" доторх файлууд нь цагаан толгойн дарааллаар зохион байгуулагдсан. Хэрэв та өөрийн системийг өөрчлөнө гэж үзэж байгаа бол үүнийг байнга хувааж, зохион байгуулж болно. Тиймээс гол клиент нь "Клиний файлууд" хэсэгт түүний нэртэй хамт бичигдсэн файлын системийн хуваагчтай байж болох бөгөөд түүнд холбогдох баримтуудыг олоход хялбар байдаг.
Энэ жишээн дээр файлын системийн шошгонууд "B", "C", "Client Files", "D" гэж уншина уу ... Таны файлыг хэрхэн хялбар болгох вэ?
Өгөгдөлөө түргэсгэх өөр нэг tip: Цагаан толгойн үсгийн маягыг бүү мартаарай. Зөвхөн "M" хэсэг байхын оронд "Mc" гэсэн шошго тавь.
Өөрийн "анхны" файлын системийг ойрхон, тохиромжтой байлгах
Дээр дурдсан шиг хоёр шатлалтай системийг ашиглах талаархи гайхамшигтай зүйл бол таны файлын системийн эхний шатыг (сарын фолдерууд) таны ажлын талбарт ойрхон байлгахад илүү амар болох юм. Та тэдгээрийг бөглөх зохион байгуулалттай газар байгаа бол тэдгээрийг овоолохын оронд шууд цаасан файлуудыг нээх сонирхолтой байх болно.
Тиймээс өөрийн сүүлийн, одоогийн, дараагийн сарны хавтаснуудаа боодлоор байрлуулж, концертина файлыг ашиглан өөрийн ажлын талбарт гараараа тавь. Таны шүүлтүүрийн системийн ихэнх хэсэг (бидний "үндсэн" файлын систем нь бидний дээр дурдсанчлан өрөөндөө эсвэл бүр өөр өөр өрөөнд байж болох боловч цаг хэмнэх сонирхолтой байхын тулд та эхний шатыг гаргах.
Илгээхэд таатай болгох
Миний өгсөн танд өгсөн зөвлөмжүүд тархинд хөлдөөх цагийг багасгаж, тархины хөлдөлтөөс урьдчилан сэргийлэхэд тусална. Гэхдээ цаг хугацаагаа илүү хөгжилтэй болгохын тулд яах вэ?
Үнэнийг хэлэхэд, энд ирсэн цорын ганц стратеги нь тодорхой цаг хугацаа шаарддаг бол надад хээл хахууль өгдөг. Энэ нь ажиллах болно, гэхдээ маш их хэмжээний файл хийхэд хүргэдэг.
Эсвэл та фолдерууддаа зориулж бүх төрлийн өнгө сонгож, шошгоны хувьд ер бусын фонтууд эсвэл уран бичлэг ашиглан илүү уран сайхны аргыг ашиглаж болно. Хэрвээ та үүнийгээ илүү хөгжилтэй болгохыг хүсвэл энэ нь илүү сонирхолтой байх болно.
Хэн мэдэх вэ? Магадгүй таны бэлтгэх нь маш хурдан бөгөөд ингэж зохион байгуулагдсан нь илүү их хөгжилтэй болгодог.