Жижиг бизнесүүдэд баримтжуулах менежментийн системийг хэрхэн бий болгох
Олон бизнесийн хувьд баримтын удирдлага нь баримт бичгийг зохион байгуулах, хадгалах асуудалд гол анхаарлаа хандуулдаг. Тэд баримт бичгийг хялбар олж авах боломжтой хэвээр, найдвартай аргаар баримтуудыг хадгалах боломжтой болно.
Энэ нийтлэл яг яг үүнийг баримтжуулдаг баримтжуулалтын менежментийн системийг хэрхэн үүсгэхийг танд харуулах болно.
Хэрэв та ямар ч хайлтын системд "баримтжуулалтыг удирдах" гэж бичвэл, та баримт бичгийн менежментийн "шийдлүүд" -ийг удаан хугацааны жагсаалтад оруулж, цаасгүй болсон оффисын давуу талыг сурталчлах програм хангамж буюу апп-ууд олон бий.
Баримт бичгийн менежментийн програм хангамж эсвэл аппликейшн нь таны бизнесийн үйл ажиллагааг электрон файлтай харьцуулахад сайжруулахад зориулагдсан. Асуудал нь олон жижиг бизнесүүд цаасан дээр хийгээд цахим файл дээр хуучны мэдээллийн холимогийг зохицуулах ёстой байдаг. Зарим тохиолдолд цаасны өгөгдлийн хувь илүү их байдаг.
Мэдээллийн холимог орчинг үүсгэх нэг шийдэл нь таны бизнесийн бүхий л баримт бичгүүдийг цахим хэлбэрт хувиргахад баримтжуулах системийг ашиглах явдал юм. Гэхдээ энэ нь олон жижиг бизнес эрхлэгчдэд цаг хугацаа их зарцуулдаг.
Сайн мэдээ бол ямар нэгэн тусгай программ хангамж худалдан авах эсвэл бөөний баримтын зураглал хийх замаар баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны үндсийг тавьж болно гэсэн үг юм.
Систем нь нарийн төвөгтэй байх шаардлагагүй; Та төлөвлөж, хэрэгжүүлэхэд цаг хугацаа зарцуулах хэрэгтэй.
Баримт бичгийн менежментийн системийг хэрхэн үүсгэх
Баримтын удирдлагын тогтолцоог бий болгох нь гурван алхмаас бүрдэнэ.
- баримт бичгийн менежментийн төлөвлөгөө боловсруулах,
- баримт бичгийн менежментийн төлөвлөгөөг хэрэгжүүлэх,
- болон дараах дамжуулалт.
Төлөвлөлтийг бий болгох эхний алхам нь эдгээр дөрвөн асуултад хариулахад оршино.
Баримт бичиг боловсруулах журам ямар байдаг вэ?
Нэхэмжлэх , төлбөрийн сануулах захидал, борлуулалтын танилцуулга, цахим шуудан, тэнцэл хуудас , хүснэгт, тайлан - Бүх бизнесийг бизнес эрхлэх, хянах явцад янз бүрийн баримт бичгийг үүсгэдэг. Мөн зохион байгуулалттай зүйлсийг зохион байгуулахын тулд бүх бизнес эрхлэгчид баримт бичгийг бүрдүүлэх дүрэм журмыг тогтоох хэрэгтэй.
Жишээ нь, таны бизнесийн зарим баримт бичиг, жишээлбэл, захидал , нэхэмжлэх гэх мэт зарим бизнесийн нэгжүүд байдаг уу, хаана байрладаг вэ?
Дотоод загварын хэв маягийг дагаж мөрдөх ёстой юу?
Шинэ баримт бичгүүд он сар өдрийг тэмдэглэсэн байх ёстой юу?
Баримт бичгүүдийг хуваалцах, хянах журам ямар байх ёстой вэ?
Зарим жижиг бизнесийн хувьд баримт бичиг үүсгэх талаархи цорын ганц зүйл бол янз бүрийн бизнесийн баримт бичгүүдэд байршдаг маягтууд, тэдгээрийг хэрхэн ашиглахыг хэлнэ. Хэрэв таны бизнесийн хүрээнд баримт бичиг үүсгэх нь янз бүрийн хүмүүстэй хамтран ажиллаж, баримт бичгийг хянаж эсвэл шинэчилдэг бол та үр ашигтай, тогтвортой байдлыг хангахын тулд эдгээр зүйлсийг яаж хийх ёстой талаар шийдэх хэрэгтэй болно.
Бид баримтуудыг хэрхэн хадгалах вэ?
Энэ асуултанд хоёр тал байдаг.
Эхнийх нь хадгалах физик асуудал юм. Хэдийгээр таны жижиг бизнес нь баримт бичигт хадгалагдаж байгаа ч хадгалалтын зардал байна; Зөвхөн анхдагч кабинетуудын зардлыг биш харин та болон / эсвэл танай ажилтнууд баримтыг баримтжуулан авах эсвэл буцааж авахад шаардагдах цаг хугацаа. Ихэнх жижиг бизнес эрхлэгчид хадгалалттай холбоотой хамгийн их зардалтай нь хүмүүс баримт хайж байгаа цагт зарцуулсан зардал юм.
Хадгалах баримт бичгийн хоёрдахь хэсэг нь зохион байгуулалт; баримт бичгийг хэрхэн гаргах вэ? Баримт бичигт оруулах түлхүүр нь файлын менежментийн сайн туршлагыг дагах явдал юм.
Мөн та хэрхэн архивлах баримтыг мэдэх шаардлагатай. Та дэмий хуучирсан домэйныг эсвэл документ удирдлагын системд буцааж шарагч руугаа зөөхөд бэлэн байгаа файлуудыг хэрхэн зохицуулах вэ?
Жишээлбэл, жил бүрийн эхэнд ойролцоогоор би компьютерийнхаа төрөл бүрийн ажилтай холбоотой файлуудаар дамжиж, одоо байхгүй болсон зүйлсээ хайж олох, жилийн болон / эсвэл сэдвээр тэмдэглэсэн шинэ фолдеруудыг үүсгэх, шаардлагатай бол файлуудыг зөөх.
Үүнийг цаасан файлд хийж болно; хуучин файлуудыг фолдероос хасах нь хэцүү биш бөгөөд гарчигт "Хуучин" нэртэй шинэ хуудсыг үүсгэх нь хэцүү биш юм. Зарим програм нь автомат архивлах хувилбарыг санал болгодог. Жишээ нь Microsoft Outlook нь хуучин имэйлийг архивлах боломжийг олгодог.
Баримт бичгийг хэрхэн авах вэ?
Энэ нь таны баримт бичгийн менежментийн системийн гол асуудал юм. Канадын Xerox компанийн Легер маркетингийн судалгаагаар Канадын SMB эзэд болон менежерүүд эдгээр бичиг баримтыг (globeandmail.com) хайхын тулд өдөрт нэг цаг орчим баримт бичгийг хадгалах, хадгалахад жилд 2,152 доллар зарцуулдаг гэжээ.
Дахин хэлэхэд, сайн бэлтгэх үйл ажиллагаа нь асуудлыг шийдэх урт замыг туулах боломжтой. Энэ сайтын Мэдээлэл Удирдлагын нийтлэлүүдийг үзэх нь таныг эхлэх болно. Хэрэв та нэр томъёогоо нарийн чанд дагаж мөрдөх гэх мэт зүйлсийг хийж байгаа бол жишээ нь баримтууд олоход илүү хялбар болно.
Мөн та соло, эсвэл бизнес эрхлэгчтэй ажил эрхэлдэг цорын ганц эзэн үү , би тодорхой төрлийн файлууд хаана очдог, мөн тодорхой баримтуудыг хаанаас олохыг сануулах болно гэж Файлын Locations List үүсгэхийг санал болгож байна. Хэрэв таны бизнес ихэнхтэй төстэй байвал файлын систем нь таны компьютерын систем, дотоод сервер, үүлэн дотор байх эсэх , эсвэл цаас хэлбэрээр факсын кабинет гэх мэт физик байрлалаар байршуулсан эсэхээ оруулаарай. Жишээ нь, та миний бизнес, зураг, видео эсвэл цаасан дээр зургийг ашиглаж байгаа гэж бодъё. Таны Файлын байршлын жагсаалт дахь бичлэг байж болно:
Дижитал зураг / видео: компьютер (эсвэл сервер) - хөтөч E: / зурагнууд - тохирох сэдэв доторх файл
Цаас зураг: факсын аппарат 3 - Зургууд - Альфа нь сэдвээр
Хуваалцсан сүлжээ буюу үүлний хөтчүүд нь агуулахын дагуу кабинетийг шүүгчийн маягтыг бөглөх ёстой.
Бид баримтаа хэрхэн аюулгүй болгох вэ?
Баримтын аюулгүй байдлын хамгаалалтын эхний мөрөн бол бизнесийн байрыг өөрсдөө хамгаалж байдаг. Бүх бизнесүүдэд дохиоллын систем, гэрт суурилсан бизнес суулгасан хамгаалалтын системтэй байх шаардлагатай.
Бизнес эрхлэгчид аюулгүй байдлын бусад төхөөрөмж, тухайлбал цонхны тавцан / тор, аюулгүй байдлын камер, эргүүлийн үйлчилгээ гэх мэт хөрөнгө оруулалт хийхийг хүсч болно. Та нууц үгээ үүсгэхийг хүсч, электрон файлаа хамгаалахын тулд файлуудыг шифрлэхийг хүссэн цагтаа зарцуулж болох боловч хэн нэгэн нь зүгээр л өөрийн компьютер болон дагалдаж буй хатуу дискийг хулгайлж чаддаг байх нь хамаагүй.
Бүх файлын кабинетууд нь ажлын цагаар түгжигдэх бөгөөд түгжигдсэн байх ёстой (хэрэв хэн ч найдваргүй байх юм бол өдрийн цагаар түгжигддэг).
Цахим баримт бичгийн аюулгүй байдлын ерөнхий журмууд нь баримт бичгийг байнга хадгалах, анхны баримт бичгүүдэд байрладаг ижил хатуу дискээс өөр газар хадгалагдсан баримт бичгийг хадгалах явдал юм. Байршил гаднах талбай нь таны бизнесийн өгөгдлийг байгалийн гамшгаас арилгасны эсрэг хамгаалах хамгийн сайн арга юм - үүл бизнес эрхлэхэд тохиромжтой .
Нэг компьютерын сүлжээг хуваалцсан хамт ажилладаг ажилтнууд эсвэл жижиг бизнес эрхлэгчид зарим хэрэглэгчийн хандалтыг хязгаарлахыг хүсч байгаа бөгөөд эдгээр нь зөвхөн сүлжээний нөөцийг ашиглах эсвэл харах боломжтой болно. Жишээлбэл, та зөвхөн удирдлагад хязгаарлагдмал хандалттай "Нягтлан бодох бүртгэл" гэсэн нэртэй сүлжээ эсвэл йл хуваалтын сантай байж болох юм. Хэрэглэгч гэх мэт нөөцийг хандах эрхтэй, жишээ нь програм нь нууц үгээр хамгаалагдсан байж болно. Баримт бичгийн агуулгыг шифрлэх боломжтой бөгөөд зөвхөн шаардлагатай шифрлэлтийн түлхүүртэй хүмүүст хандах боломжтой.
Ажилтны хулгай нь өгөгдлийн аюулгүй байдалд заналхийлж байна. Ажиллагсадтай жижиг бизнес эрхлэгчид бодлогын асуудлыг хянан шалгах, ажилтнуудын талаархи үндсэн шалгалтыг хийх хэрэгтэй.
Таны Баримтжуулалтын удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх
Дээрх асуултуудад хариулахдаа баримт бичгийн менежментийн төлөвлөгөөгөө боловсруулсны дараа үүнийг хэрэгжүүлэхэд бэлэн болсны дараа бүх ажилтнууд танай бизнесийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны нарийн ширийн зүйлийг мэдэж, баримт бичгийг хадгалах, сэргээх талаар зохих журмыг баримтлах болно.
Мөн байгууллага доторх баримт бичгийг олж авах, ашиглах хүн болгон баримт бичгийг нэрлэх, хадгалах зэрэг зүйлсийг хийж гүйцэтгэж байх ёстой. Тодорхой файлыг амархан олдох эсэхийг шалгаж, алдаа дутагдлаас хамгаалахын тулд тестийг байнга шалгах.
Та баримт бичгийн менежментийн системийг нэг өдрийн дотор байгуулж болох боловч цаг хугацааны туршид тогтвортой хэрэгжүүлэх нь түүний амжилтанд хүрэх түлхүүр болно. Шагнал нь асар том бөгөөд та үүнийг хүссэн үедээ олохыг хүсч байгаа зүйлээ олж, оюун санааны амар амгаланг олж чаддаг.