Цаг хугацааны удирдлагатай холбоотой цаг хугацаагаа хэрхэн үр дүнтэй ашиглах талаар бодох нь ихэвчлэн бэрхшээлтэй байдаг. Эхлэхэд сайн газар бол имэйлийн удирдлага; Энэ бол олон жижиг бизнес эрхлэгчдэд цаг алдагчдын жагсаалтыг тэргүүлж буй нэг салбар юм.
И-мэйл нь байнгын харилцаа холбооны хэлбэр бөгөөд бид орж ирж буй урсгалыг бүрэн хянах боломжгүй учраас бид хэрхэн хүлээн авч, зохион байгуулж, хариу илгээж, тэр ч байтугай и-мэйлийн талаар бодох хэрэгтэй. Дараах зөвлөмжүүд нь таныг и-мэйлээр удирдахын оронд бүтээмжийг дэмждэг системийг бий болгоход туслах болно.
1. Мэдэгдэлийг унтраах.
Имэйл нь өдөр шөнийн цагаар орж ирдэг тул ирж буй зурвасуудын урсгал хэрхэн таны өдөрт хэрхэн зохицохыг хянах нь чухал юм. Таны компьютер болон смартфон дээр байнгын анхааруулга, саатлаас сэргийлэхийн тулд зурвасын шинэ мэдэгдлийг унтрааж, танд тохиромжтой үед захидлыг шалгах.
Ирсэн имэйлээ хэрхэн ашиглахаа шийдээрэй.
Таны имэйлийн хайрцгийг удирдахад олон өөр өөр философи байдаг. Та өөрийн ирсэн мэйлийг барьж чадсанаар зөвхөн өндөр түвшний мэдэгдлүүдэд хязгаарлах эсвэл ажлын даалгаврын жагсаалтаар хязгаарлаж болно.
Гол түлхүүр нь таны ирсэн имэйлийн нэг зорилгыг сонгож, түүнтэй хамт үлдэх явдал юм.
3. Имэйлийн жагсаалт болон хар жагсаалт үүсгэх.
Ихэнх имэйл клиентүүд болон и-мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид нь хэрэглэгчдэд эдгээр хаягууд дамжуулагдсан эсэхийг баталгаажуулахын тулд аюулгүй хаягийн жагсаалтыг гаргах боломжийг олгодог. Ирж буй имэйлээ цэвэр байлгахын тулд эдгээр жагсаалтыг байнга шинэчлэхийн тулд цаг гарга.
4. Таймер, багцын үйл явцыг тохируулна.
Зарим жижиг бизнес эрхлэгчид зөвхөн цахим шуудангаар цагаа олж авах боломжтой байдаг. Хэрэв танд энэ нь тусалвал өдрийн турш тодорхой зурвасыг бичиж, үйлдлийн зүйлсийг өөрийн даалгаврын жагсаалтад шилжүүлэх, хогийг устгах, дараагийн анхааралдаа хэрэгтэй зүйлсийн талаархи товч ойлголтыг олж аваарай.
5. Үйл явцыг автоматжуулахын тулд дүрмийг ашигла.
И-мэйлийн менежментийн үйл явцыг улам бүр гүнзгийрүүлэхийн тулд, мессежийг эрэмбэлэх, тэмдэглэх, хөдөлж, зохион байгуулах мэйлийн клиент дотроо дүрмийг ашиглаарай. И-мэйл ашиглахад дэмжлэг үзүүлэх дүрмийг бий болгоход цаг хугацаа шаардагдах хэдий ч тэдгээрийг үүсгэсний дараа та имэйлийн процессийн чухал хэсгийг багасгаж болно.
6. Ухаалаг гар утсаараа толгойгоо эхэл.
Олон тооны жижиг бизнес эрхлэгчид ухаалаг гар утсуудтай байдаг тул тэд оффисоос гадуур ажилд орохын зэрэгцээ ажил дээрээ байж болно. Хэрэв та мобайл төхөөрөмж дээрх имэйлийг байнга шалгаж байх юм бол та мобайл руугаа зурвас унших, мессеж бичих замаар ихээхэн хэмжээний цагийг хэмнэх боломжтой. Хэрвээ та зүгээр л хог, мессежийг устгах зуршлаа хийдэг байсан ч аврах шаардлагагүй байсан ч та албан тушаалдаа эргэж ирэхэд шуудангаар ирсэн имэйл хайрцагтай байх болно.
7. Хэрэв та үүнийг уншаагүй бол бүртгэлээс хасах
И-мэйлүүд болон мэйл маркетингийн мессежүүд нь таны сонирхож буй үйлчлүүлэгчид, хамтран ажиллагсад, түншүүд болон бусад бизнесүүдтэй холбоотой байж болох ч эдгээр зурвасууд хурдан овоолно.
Хэрэв та дахин давтагдах захидлыг хэд хэдэн асуудлаар уншиж чадаагүй бол захиалгаа зогсоо. Имэйл сонин болон бусад автомат мессежийг зөвхөн уншсан хүмүүстэйгээ хязгаарлах нь таны ирсэн мэйл доторх ихэнх хэсгийг багасгахад хялбар арга юм.
Таныг жижиг бизнест илүү үр бүтээлтэй болгохын тулд илүү олон арга хэрэгслийг хэрэглэхийн тулд энэ бүтээмжийн 101-ийн жагсаалтыг үзэх хэрэгтэй.