Мэргэжлийн бизнесийн и-мэйл илгээх нь тодорхой, товчилсон, тохирсон харилцаанд анхаарлаа төвлөрүүлдэг зуршил бий болгоход чиглэдэг.
1. Бизнесийн и-мэйл хаяг ашиглана уу
Бизнес эрхлэгч бол танай компанийн нэрийн өмнөөс бизнесээ явуулж, бизнесийн имэйл хаягийг ашиглаж байгаа эсэхийг шалгаарай. Хамгийн чухал нь энэ нь бизнесийн харилцааны бүх хэлбэрийг ашигладаг бизнесийн хаягтай (өөрөөр хэлбэл, таны нэр@yourbusiness.com) гэсэн үг юм.
Хэрэв тийм боломжгүй бол та өөрийн бизнесийн нэр (өөрөөр хэлбэл, yourbusinessname@gmail.com) агуулсан үнэгүй имэйл хаягийг үүсгэж болно. Таны бизнест үл хамаарах хувийн и-мэйл хаягийг ашиглах нь хамгийн муу нь таны мэргэжлийн ур чадварыг гутралд оруулж, олон тохиолдолд та нухацтай авч үзэхгүй байж болно.
2. Мессежийг богино, амттай байлгах
Нарийвчилсан зүйлийг тайлбарлах нь буруу зүйл биш юм. Энэ нь ойлгомжтой, ойлгомжгүй байдлыг багасгаж чадна. Гэхдээ имэйл зурвас нь роман шиг харагдах үед хүлээн авагчийн анхаарлыг тэр дор нь алдаж, асуудалгүй мэдээлэлтэй тулгарах болно. Үүнээс зайлсхийхийн тулд нэг сэдэвт мэйлээр орох ба илүү дэлгэрэнгүй мэдээллийг оруулах хэрэгтэй бол хамгийн тод томруун хэсгүүд нь тодорхойлогдсон дэд товчуудыг ашиглаарай.
3. Тодорхойлогдсон гарчгийн мөрийг ашиглах
Та сэдэв дээр тулгуурласан имэйлийн захиаг хэзээ нэгэн цагт нээсэн үү? Энэ нь бүхэлдээ өөр өөр зүйлийн талаар бага зэрэг уурлаж байсан, бүрэн төөрөлдсөн үү? Та аль хэдийн и-мэйлийг аль хэдийн хадгалж байгаа учраас дээрх сэдэв дээр нэг сэдэв хязгаарлагдмал гэж бичсэн болохоор та сэдэв нь тухайн сэдэвийг өөрөөр зааж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Энэ нь зөвхөн хүлээн авагчид туслах төдийгүй таны имэйлийн хайрцгийг удирдахад хялбар болгоход тусална.
4. None It Down
Цахим захидал явуулж байх үедээ суллахад хялбар байдаг. Учир нь та өөрийн компьютерийн дэлгэцэн дээр хамгаалагдсан бололтой гэхдээ зарим яриа нь имэйлээр буруу ойлгогдож болно. Үнэн хэрэгтээ, таны илгээсэн захиасыг муулахын тулд амаар харилцах дохио хийлгүйгээр аливаа имэйлийг буруу замаар авч болно. Хэрэв та асуултанд хариулж магадгүй захиаг илгээж байгаа бол илгээж эхлэхээсээ өмнө дахин уншаарай. Хэрэв та итгэлгүй байгаа бол утсаа сонгох нь дээр байх.
5. Имэйлийн гарын үсгийг ашиглах нь хэрэгтэй
Зарим тохиолдолд э-шуудан, урамшуулал болон сонинууд гарын үсэг зурах нь зарим тохиолдолд үр дүнтэй байж болох боловч эдгээр зүйлс нь таны холбоо барих мэдээллийг өгөхөд ашиглагдах ёстой имэйл гарын үсгийг ашиглахаас хэзээ ч хамаагүй байх ёстой. Таны анхны имэйл эсвэл хариу нь бүтэн нэр, компани болон URL-тай имэйл гарын үсэг оруулах ёстой. Гар утасны дугаар, гарчиг, имэйл хаягаа дахин илэрхийлсэн нь бас гэмтдэг.
6. Өөрийн алдааг шалгах, шалгасныг шалгах
Агуулга шалгах нь хялбар байдаг. Өөрийн имэйл клиентийн үндсэн тохиргоог хийхийн тулд тэдгээрийг илгээхээсээ өмнө бүх мессежийг шалгана уу.
И-мэйл нь илүү албан бус бөгөөд алдаатай, зөв бичгийн дүрмээр алдаатай байдаг боловч алдаатай мэдээг илгээхэд аймшигтай харагдаж байна. Хамгийн сүүлд та хүссэн зүйлээ и-мэйл илгээхдээ яаран уншиж, зөв бичгийн дүрмийг шалгахгүй орхих нь муу сэтгэгдэл төрүүлэх явдал юм.
Имэйл бол бизнес дотроо харилцах чухал арга бөгөөд энэ нь таны анхны давуу биш юм. Эдгээр имэйлийн шилдэг туршлагуудыг дагах нь таны имэйл харилцааны мэргэжлийн болон бүтээмжийг хадгалахад тусална, мөн таны хийж байгаа сэтгэгдэл сайн байх болно гэдэгт итгэлтэй байж болно.