Хамгийн чухал нь бизнесээс хэн нэгэнтэй холбоо барьж болох талаар мэдээлэл өгөх шаардлагатай.
Үйлчлүүлэгчийг эргүүлэн авах, яаж тантай холбоо барихаа мэдэхгүй байх нь маш хэцүү байх болно. Таны байр суурь нь борлуулалт, үйлчилгээ, эсвэл бүтээгдэхүүний хөгжилд хамаагүй юм. Харилцагчийн бүх дуудлага чухал бөгөөд мэргэжлийн түвшинд хандах хэрэгтэй.
Цахим шуудантай харилцах харилцагч, хамтран ажиллагсадаа имэйлээр дамжуулахыг хүссэн и-мэйлийн агуулга нь дуут мессежийн агуулгатай нийцэж байх ёстой. Хэрэв та Outlook 2010-г ашиглаж байгаа ба Microsoft Exchange серверээр холбогдож байгаа бол Эхлээд File tab дээр дараад Автомат хариултын дүрсийг дар.
Энэ нь дараа нь оффисоос гарч байх үед имэйл илгээсэн бүх хүмүүст илгээсэн түр и-мэйлийг үүсгэх процессыг эхлүүлэх болно. Энэ түр зуурын зурвасыг идэвхжүүлсэн учир автомат хариултыг илгээсэн байна. Энэ имэйлийг үүсгэх зааврыг шат дараалан жагсааж бичиж болно эндээс харж болно: Outlook Exchange Office-ийн оффисоос гадуур
Хэрэв та Microsoft Exchange серверээр холбогдоогүй бол процесс нь арай өөр байх болно, учир нь эдгээр төрлийн и-мэйл дээрх "Автомат хариулт" дүрс байхгүй. Бирж бус хэрэглэгчдэд зориулсан ижил төрлийн имэйлийг үүсгэх алхам алхмаар зааварчилгааг эндээс үзэж болно:
Дараагийн алхам бол оффисоос хол байхдаа имэйл илгээх бүх имэйлийг илгээх болно. Энэ и-мэйл нь таныг оффисоос хэр удаан гарах вэ, хэрвээ таньд байхгүй бол (хэрвээ тохиромжтой бол), хэрвээ та бизнестээ хэнтэй холбоо барьж байгаа бол, хэрвээ цаг хугацаа өнгөрөхөд хүрэхийг хүсэхгүй байвал оффис.
Жишээ нь:
Сайн уу,
Таны имэйлд баярлалаа. Би одоогоор оффисоос гараад 12-р сарын 1-ний даваа гарагт буцаж очих болно. Энэ хугацаанд би цахим захидал авах боломж хязгаарлагдмал тул миний хариулт бага зэрэг хойшлуулагдана. Хэрэв танд яаралтай туслалцаа хэрэгтэй бол манай туслах Барбара Колсон руу имэйл явуулна уу. Түүний и-мэйл хаяг нь bcolson@xyz.com.
Баярын мэнд!
Шахира
Microsoft эндээс template болон бусад жишээнүүдийг санал болгодог. Үүнд: Оффисын загвар болон жишээнүүдээс. Та оффисдоо буцаж очиход энэ түр зуурын зурвасыг унтрааж бүү мартаарай. Тэгэхгүй бол офис руу буцаж ирснийхээ дараа танд захиа илгээгээд байгаа хүн энэ мессежийг үргэлжлүүлэн хүлээн авах болно.
Одоо та гарч байгаа имэйлийг үүсгэснээр, таны бүх дуудагчидтай мэндчилдэг ижил төстэй, тасралтгүй гарч байгаа дуут мессежийг бий болгох нь хялбар юм. И-мэйлээс ижил үгсийг ашигла, хэн ч тантай холбоо барихгүй байх ёстой, мужийг буцааж байх үед нь холбоо барих ёстой.
Дуут зурвасын хувьд тэдний имэйл хаягийн оронд утасны дугаарыг өгөх шаардлагатай.
Жишээ нь:
Сайн уу,
Та Shahira Raineri-ийн ширээнд хүрлээ. Энэ бүх мессежийг анхааралтай сонсоорой. Би 1-р сарын 5-ны даваа гарагт оффисоос гарна. Хэрэв та шууд тусламж авах шаардлагатай бол миний туслах, Баррсон Колсон руу утасдана уу. Түүний утасны дугаар 212-555-xxxx байна.
Би буцаж ирэхэд тантай дахин уулзахаар тэсэн ядан хүлээж байна. Баярлалаа.