Семинар нь төлөвлөгчдийн зохион байгуулах хамгийн нийтлэг тохиолдол байж магадгүй юм. Ихэнх семинар нь ½ хоног эсвэл бүтэн өдрөөр төлөвлөгддөг. Семинар төлөвлөхдөө шалгах хуудсыг бий болгох сонирхолтой хүмүүст дараахь семинарыг төлөвлөх, хэрэгжүүлэх өндөр түвшний бүтцийг санал болгодог.
Олон өдрийн, олон чуулганы чуулганыг төлөвлөж байгаа хүмүүст ижил төстэй хандлагыг авч үзээрэй. Гэсэн хэдий ч семинарын төлөвлөлтийн хяналтын хуудас нь зүгээр л урт байх болно.
01 - Үйл явдлын зорилгыг баталгаажуулна уу
- Үзэгчид хэн бэ?
- Семинарын сэдэв нь юу вэ?
- Хаана байх ёстой вэ?
- Хүмүүс яагаад хичээлд оролцох вэ?
- Семинарын хөтөлбөр гэж юу вэ?
02 - Апекс Үйл Ажиллагааны Тодорхойлолтын удирдамжийг хянана
Конвенцийн Ажлын Зөвлөл нь төлөвлөлтийн үйл явдлын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хянахын тулд төлөвлөгч, уулзалт зохион байгуулахад туслах шилдэг туршлагуудын сайн эх сурвалж гэж үзэх ёстой хэд хэдэн арга хэрэгслийг бий болгосон. Үнэгүй татаж авах хэрэгслүүдийн тусламжтайгаар энэ нь холбогдох үйл явдлуудын жагсаалтыг гаргахад ямар нэгэн үйл явдлын төлөвлөгч туслах болно. Үүнд дараах зүйлс орно:
- Үйл явдлын танилцуулга (огноо, цаг, байршил, харилцах гэх мэт)
- Үйл явдлын зохион байгуулагч / хосттой холбоо барих мэдээлэл
- Нийлүүлэгчийн холбоо барих мэдээлэл
- Оролцогчийн профайл
- Сансарт хэрэгтэй
- Хоол хүнс, ундаа
- A / V шаардлагууд
- Чиг үүрэг / өрөөний тохиргоо
03 - Үйл явдлын танилцуулга үүсгэх
Төлөвлөгчид уг үйл явдлын эргэн тойронд байгаа үндсэн асуултуудтай байсан бол уулзалтын боломжит газруудыг судлах цаг болжээ. Зохион байгуулагч, зохион байгуулагчтай нягт хамтран ажиллах нь чухал бөгөөд зохион байгуулагч, зочин хоёрын хувьд семинар хамгийн тохиромжтой байж болох юм (санаануудын жагсаалт төгсгөлгүй байж болно):
- Орон нутгийн зочид буудал
- Орон нутгийн хурлын танхим
- Хувийн ресторан
- Хувийн клубын музей / урлагийн галерей
04 - Завсрын семинарын хэрэгцээ ба санал хүсэлт хүлээн авах байрны санал.
Ихэнх газрууд боломжит семинарын талаар үнэлгээ өгөхдөө баяртай байдаг. Хоолны газар эсвэл борлуулагчид дараах BEO мэдээлэл хэрэгтэй:
- Үйл явдлын боломжит огноо (ууд)
- Оролцогчдын тоо
- Өрөөний тохиргооны хэв маяг (анги, хэлбэр, гэх мэт)
- Үйл явдлын цаг (тохируулах / нураахад зориулсан данс)
- Хүнсний болон ундааны хэрэгцээ
- A / V хэрэгцээ (дэлгэц, май гэх мэт)
- Өрөөний тохиргоо
Зөвлөгөө: Зочид буудлаас таны үйл ажиллагаанд зориулсан A / V техникчийг ажиллуул.
05 - Энэ асуудлыг баталгаажуулж, эсвэл хөгжүүлэх
Үйл явдлын зохион байгуулагч / хосттой нягт хамтран ажиллах нь үйл ажиллагааны төлөвлөгчдөд маш чухал юм. Учир нь үйл явдлын бодит өдөр хүртэл үйл явдлын хэлэлцэх асуудалд байнга өөрчлөгддөг. Төлөвлөгөөг зохицуулахын тулд үйл явдлын төлөвлөгч бэлэн байх ёстой бөгөөд бүх зүйл зөв явагдаж байгааг бататгахын тулд тухайн газартай нягт хамтран ажиллана.
06 - BEO гэрээг батлах
Семинарт оролцогчийн зорилтот тоо, логистикийн шаардлагыг мэддэг бол тухайн үйл явдлын орон зай , холбогдох шаардлагыг хангасан байх ёстой. Ихэнх гэрээнд төлөвлөгч нь үйл явдлын өмнө хэдэн өдрийн өмнө хоол хүнс, ундааны хэрэгцээг багасгах / нэмэгдүүлэх боломжийг олгоно. Гэсэн хэдий ч, олон тооны гэрээнүүд нь бүлэг хэрхэн хэмжээгээр багасгахыг зөвшөөрөх болно.
07 - Үйл явдлын харилцаа холбоо, материалыг үүсгэх
Энэ нь зарим төлөвлөгчдийн оролцож болох зүйл юм. Үнэн хэрэгтээ зарим уулзалтын төлөвлөгчид дараах зүйлсийг хариуцна. Үүнд:
- Үйл явдлын урилга үүсгэх
- Хэвлэх хөтөлбөр болон бусад материалууд
- Оролцогчийн бэлэг / сугалаа авах
- Нэрийн тэмдэгийг үүсгэдэг
- Оруулах тэмдэг тэмдэглэгээ, дэлгэцийн тээвэрлэлт
08 - Ложистикийг эцэслэхийн тулд үйлчлэгчдийг зохион байгуулахад бэлэн байна
Үйл явдлын өмнө уулзалтын төлөвлөгч үйл явдлын өмнө дуусгах хэд хэдэн чухал алхамууд байдаг. Үүнд дараах зүйлсийг баталгаажуулна:
- Үйл явдлын чанга яригч
- Үйл явц A / V шаардлага
- Үйл явдлын оролцогчийн тоо
- Хүлээх үүрэг ба хариуцлага
- Үйл явдлын материал хэрэгтэй (олон удаа шалгана уу)
09 - Үйл явдлын тохиргоо
Үйл явдлын тохиргооны хуваарьт БЭА-н цагийн хуваарийг гаргахыг зөвшөөрч, үйл явдлын өмнө ойролцоогоор 2 цаг хүрэхийг зөвлөж байна.
Зөвлөмж: Хэрэв семинар өглөө төлөвлөсөн бол, танай бүлгийг өмнө нь зохион байгуулахыг зөвшөөрөх газрыг борлуулах газраас асуу (гэхдээ олон нийтийн газар үнэ цэнэтэй зүйлийг орхихгүй).
Бүх үйл явдлын материал, гарын авлага, тэмдэглэгээ, үзүүлэн, бэлэг, бүртгэлийн хүснэгт , нэрний н Тэмдэгтүүд болон олон үйл явдалд бэлэн байх ёстой.
Анхааруулга: Заримдаа өмнө нь шөнийн турш слайдыг өөрчилж, үйл явдлын өмнө 10 минутын өмнө цахилгааны цэг дээр нэмэх шаардлагатай шинэ үзүүлэнгүүдийг өгдөг.
10 - Үйл явдлын гүйцэтгэл
Бэлтгэснийхээ дараа семинарын цаг боллоо. Дараах зүйлсийг хүлээнэ үү:
- Зарим оролцогчид үргэлж эрт ирэх болно.
- Зарим оролцогчид үргэлж оройтож ирнэ.
- Зарим төрлийн техникийн алдаанууд байдаг.