Олон бизнес эрхлэгчдийн хувьд төлбөр тооцооны хэлтэс буруу зүйл хийхээс нааш их анхаарал хандуулдаггүй. Гэсэн хэдий ч, төлбөр тооцооны дансны хэлтсүүдээс сайн үр дүн гардаг. Үүний эсрэгээр, зүгээр л жиргээнээс залхаж болно. Энэ хэлтэс нь бизнесийн бэлэн мөнгөний урсгалд асар их нөлөө үзүүлдэг бөгөөд нийлүүлэгчидтэй төлбөрийн гэрээ хэлэлцээрийн давуу талыг олж авах эсвэл олж авах боломжтой боломжууд байдаг.
Хугацаа хэтэрсэн төлбөрийн хэлтэс нь эзлэхүүний хямдрал, эрт төлбөрийн хөнгөлөлтийг даван туулах чадвартай байхын зэрэгцээ бусад төрлийн зардлууд болон хөрөнгө оруулалтын хувьд хамгийн их бэлэн мөнгө олох хамгийн сайн арга замыг тодорхойлох боломжтой байх ёстой. Энэ хэлтэс нь нийлүүлэгчид гэрээгээр хүлээсэн үүргээ биелүүлж байгааг баталгаажуулах чадвартай байх ёстой. Тиймээс эзэлхүүн болон чанарын стандарт хангагдаагүй тохиолдолд асуудал шийдэгдэж засч залруулах арга хэмжээ авна.
Нийтлэг дансууд Өрийн асуудал
Хэдийгээр зардлыг багасгах, бэлэн мөнгө тараах олон боломж байгаа боловч эдгээр зорилгод хүрэхийн тулд бизнес эрхлэхэд тулгардаг хэд хэдэн саад бэрхшээл тулгарч байна. Canon-ийн 2014 оны дансны төлбөр тооцоог оновчтой болгох нь судалгаагаар цаасан боловсруулах нь олон байгууллагын хувьд тулгарч буй хамгийн том бэрхшээлүүдийн нэг бөгөөд цаасан нэхэмжлэлийн асуудлыг шийдвэрлэхэд хамгийн том асуудал болж байна.
Бусад чухал эх сурвалжууд нь:
- Төлбөрийг хугацаанд нь хийх
- Нэхэмжлэхийг зөвшөөрөх үйл явцыг идэвхжүүлэх
- Нийлүүлэгчидтэй хамгийн сайн төлбөрийн нөхцөлийг олж авах, үүрэг хариуцлага хоёр талын аль алинд нь тохирч байх ёстой
- Нийлүүлэгчийн нягтлан бодох бүртгэл, нэхэмжлэхийн олон төрлийн системүүдтэй харьцах
- Дата болон гүйлгээний аюулгүй байдлыг бүртгэх, баталгаажуулах
Бүртгэгдсэн асуудлын ихэнх нь цаасан нэхэмжлэх дээр түшиглэн улам бүр дорддог. Олон тооны байгууллагуудад алдаатай бичиг баримтууд нь байнгын бэрхшээлтэй тулгардаг бөгөөд төлбөрийн хоцрогдолд хүргэдэг. Үүнээс гадна хэд хэдэн бизнесийн байгууллагууд өөрсдийн бичиг цаасны ажлыг дижитал болгохыг хүсч байгаа бол нийлүүлэгчдийн дийлэнх нь цаасан нэхэмжлэхээ явуулж, факсаар илгээж байна.
Ихэнх жижиг бизнесүүд өөрсдийн дансны өглөгийн төлбөрийн баримтыг хариуцдаг бөгөөд үүнээс ихэнх нь гараар хийгддэг. Цөөн тооны нийлүүлэгчид цахим төлбөр тооцоонд шилжсэнээс хойш ихэнх байгууллагууд ихээхэн хэмжээний гар утас өгөгдөлд гараар оруулж, дижитал файлыг гараар оруулж байна.
Баримт бичгийн баримт бичгийг ашиглах нь нэхэмжлэхийг батлах үйл явцыг удаашруулж, хуулбарыг хийх шаардлагатай бөгөөд удирдлагын зохих гишүүдэд хянуулахаар хүргүүлдэг. Баримт бичиг нь хялбархан, тоон хэлбэрээр байдаггүй тул өгөгдөлд дүн шинжилгээ хийх, хамгийн сайн төлбөрийн гэрээ олж авах, үүрэг хариуцлага биелүүлэхэд бэрхшээлтэй байдаг. Цалингийн ажилтай холбоотой асуудлууд нь өртөг өндөртэй байж болох тул бизнесүүд төлбөрөө хийх боломжгүй үед цаг хугацаа болон эрт төлбөрийн хөнгөлөлттэй гэрээг амархан алдаж болно.
Сайжруулалт, оновчлол
Ашигтай дансны дансуудтай холбоотой хэд хэдэн асуудлууд нь ижил үндэстэй шалтгаанаас үүдэлтэй байдаг тул олон асуудлуудыг цаг тухайд нь авч үзэх байгууллагаас хийж болох зохицуулалтууд байдаг. Бизнесийнхээ төлбөр тооцооны хэлтсийн үйл явцыг сайжруулахад хамгийн үр дүнтэй арга замуудын 3 нь:
- Баримт бичгийг дижитал болгохын тулд обьектийн тэмдэглэгээг ашиглах
- Нийлүүлэгчид хүртээмжтэй байгаа онлайн портын давуу талыг ашиглах
- Менежментийн ажлын урсгалыг бий болгох
OCR
Олон тооны компаниуд сканнерын давуу талыг ашиглан цаасан дээрх тоон хуулбарыг бий болгохыг шаарддаг боловч энэ нь зөвхөн компьютер дээр хадгалагдаж буй баримт бичгийн дүрсийг үүсгэдэг. Энэ нь мэдээллийг мэдээллийн сан руу гараар оруулах шаардлагатай гэсэн үг юм. Бүртгэлийг алдах нь асуудалд бага асуудал байгаа боловч цаг хугацаа шаардсан хэвээр байна.
Объект тэмдэгтийг таних, эсвэл OCR нь баримтыг сканнердах, түүнчлэн өгөгдлийг сэргээхэд хамаарна. Энэ өгөгдлийг мэдээллийн сан эсвэл хүснэгтэд автоматаар нэмж болно. OCR процесс нь гараар өгөгдөл оруулах алдааг багасгах, баримт бичгийг хүлээн авмагц оруулах мэдээллийг оруулах боломжийг олгодог. OCR нь ажилтан ажилд авахын тулд ойролцоогоор нэг удаа зураг файлыг үүсгэх баримт бичиг хайдаг бөгөөд ерөнхийдөө нэмэлт алхам хийх шаардлагагүй байдаг. Per Gartner, ажилтан шууд оролцоогүй бол нэхэмжлэхийнхээ 80 буюу түүнээс дээш хувийг байршуулж чадах байгууллагууд байдаг.
Нийлүүлэгч портал
Төвлөрсөн системд нэхэмжлэх, өгөгдөл оруулах үйл явцыг идэвхжүүлэх нь бизнес эрхлэгчид болон түүний ханган нийлүүлэгчид захиалга хайж, төлбөрийн нэхэмжлэлийг хараад төлбөр тооцоо хийх боломжтой эсэхийг харах боломжийг олгодог онлайн порталыг ашиглах боломжийг олгодог. Байгууллагад олон тооны хувь хүмүүст өгөгдлөө гаргаж өгч чадвал дансны төлбөрийн хэлтэс зөв хяналт тавьдаг болох нь нэхэмжлэхийг батлахад шаардагдах хугацааг хурдасгахад тусална. Нийлүүлэгчид портал руу нэвтрэхийг зөвшөөрөх нь эдгээр бизнесүүд нэхэмжлэх, төлбөрийг төлөх, хүлээн авсан нийлүүлэлт, нэхэмжлэлийн асуудлаар ямар нэгэн асуудлыг мэдэгдэх боломжийг олгодог.
Ажлын урсгал ба процессыг бий болгох
Гэсэн хэдий ч байгууллага нь өөрсдийн өгөгдлийн менежментийн хүчин чармайлтыг зохицуулахаар шийддэг тул данс, төлбөр тооцоог удирдахад зориулагдсан тогтолцоо бий болгох нь чухал юм. Энэ нь бизнесүүд нь үйл ажиллагаа явуулж буй эсэхийг баталгаажуулж, тэдгээр нь бэрхшээлтэй эсвэл алдаа гарахад хүргэж болзошгүй тохиолдолд хувилбаруудыг олж мэдэхэд тусалдаг. Делоиттегийн хэлснээр, эдгээр үйл явцууд нь төлбөр тооцооны хэлтэс нь нэхэмжлэх хүлээн авсан, өгөгдөл хэрхэн орц, хуваалцсан, төлбөрийн нэхэмжлэлийг хүлээн авахад ямар процесс хэрэгтэй байгааг нарийвчлан тодорхойлсон байх ёстой. Нийлүүлэгчдийн янз бүрийн төрлийг төлөх хамгийн сайн арга замыг тодорхойлох зааварчилгаа байх ёстой.
Олон нийлүүлэгчид төлбөрийн хөнгөлөлтийг 30 эсвэл 90 хоногийн дотор санал болгодог бол үүнийг байгууллагын мөнгөн гүйлгээг дарахад хөнгөлөлт үзүүлэхгүй байж болох юм. Компани болон ханган нийлүүлэгч нар гэрээ, хэлцлүүдийн зааврыг дагаж мөрдөж байгаа эсэхийг баталгаажуулах нэг арга зам байх ёстой. Эдгээр асуудлуудыг шийдвэрлэх ажлын урсгалыг бий болгох нь байгууллага зөв сонголт хийхэд нь тусалдаг.
Нийлүүлэгчид хангалттай хэмжээгээр буюу хангалттай хэмжээний хувьцаа нийлүүлж ирээгүй тохиолдолд эдгээр асуудлууд шийдэгдэх хүртэл компаниуд төлбөр нэхэмжлэхийг хүсэхгүй байж болно. Эдгээр асуудлууд үүсэхэд юу хийх ёстойг тодорхойлохдоо ажлын урсгал нь шийдвэрлэхэд чухал үүрэгтэй. Нэмж хэлэхэд, нийлүүлэгчид төлөх төлбөрийг хөнгөлөлтийг алдах, хожимдуулсан төлбөрийн торгууль төлөхөөс урьдчилан сэргийлэхийн тулд цаг хугацаанд нь хийх шаардлагатай байдаг. Нийлүүлэлтийн гэрээ бүрийг өөрчлөх, үйл явц нь данс бүрийг зохих журмын дагуу зохицуулах нөхцлийг хангахын тулд нийлүүлэгчийн гэрээг баримтжуулж, шинэчилж байх хэрэгтэй.
Ажлын урсгалыг бий болгох нь компанид тусалж болно:
Аутсорсинг
Бичлэгийг дижитал хэлбэрт оруулах, OCR хийх, ханган нийлүүлэгчид нэвтрэх боломжтой порталыг ашиглах нь жижиг бизнесүүдэд шаардлагатай байж болох порталыг ашиглах боловч бизнесийг өрсөлдөөнд ашиглахаас зайлсхийж чаддаггүй. Цахим системийг бий болгох, хадгалах зардал бага, дунд хэмжээний олон байгууллагын хувьд зардал багатай байдаг ч үүнийг хийх нь ихэвчлэн шаардлагагүй байдаг. Байгууллага нь эдгээр ажлуудыг гүйцэтгэж чадах гуравдагч талын үйлчилгээ үзүүлэгчид байдаг. Байгууллага нь OCR процессыг зохион байгуулахаас эхлээд нийлүүлэгчийн гэрээг шинжлэх ажлын урсгалыг бий болгоход туслахын тулд бүх зүйлийг аутсорсингийн туслалцаа авч болно.
Хэдийгээр байгууллагууд янз бүрийн мэдээллийн технологийн системийг хэрэгжүүлэх зардлыг хөлсөлж чадахгүй ч гуравдагч этгээдтэй ажиллах нь ихэвчлэн маш хямд байдаг. Бизнес нь гадны талуудыг ашиглан эдгээр системийг хөгжүүлэхийн тулд зардлыг хэмнэх, мөнгөний үнэ цэнийг бууруулахад чиглэсэн зардлыг харьцуулах хэрэгтэй. Гэхдээ аутсорсинг нь байгууллага нь ихэвчлэн хэт өндөр өртөгтэй технологи, системийг ашиглах боломжийг олгодог.
- Худалдан авах захиалгыг шинэ захиалга бүрт бий болгох
- Оруулсан нэхэмжлэх нь хүлээн авсан бүтээгдэхүүнтэй болон гэрээний хэлэлцээртэй тохирч байгааг шалгана
- Төлбөрийг хийгдсэнийг баталгаажуулахын тулд бүртгэлийг шалгаж, тэдгээрийг цаг хугацаанд нь хийж, тэдгээрийг хуулбарлаагүй байна
- Төлбөрийг бууруулахын тулд EFTs буюу зээлийн картууд гэх мэт нэхэмжлэхийг төлөх шилдэг аргыг тодорхойлох