Утсаараа үйлчлүүлэгчидтэйгээ мэндчилэх арга нь таны бизнест чухал юм
Өнөөдрийн нарийн төвөгтэй утасны системүүд их хэмжээний дуудлагатай бизнесүүдэд илүү хялбар болгож өгдөг боловч эдгээр системүүд нь хүнтэй ярихыг хүсч буй дуудагчдад ихэвчлэн урам хугардаг.
Хэрэглэгчид эцэст нь ажилчдынхаа гишүүнд хүрч очиход утсаар ярих хүн маш их эелдэгээр ханддаг байх нь чухал юм. Энгийнээр хэлэхэд: дуудлага худалдаачдыг бизнесийн дуудлагад эмчлүүлэхийг хүсч байгаагаа эмчил.
Таны компанид ажиллагсад болон бизнесийн ажилтнуудад бизнесийн утасны соёлыг бий болгоход туслах утасны харилцан үйлчлэл хийхэд дагаж мөрдөх зарим гол зүйлсийг дор дурдав.
01 - Дуудлага шилжүүлэх
02 - Хүлээн авагчийг байрлуулах
Дуудлага авагчийг байршуулах үед нэг минут нь үүрд гарцаагүй мэт санагддаг. Хэрвээ та дуудлага хийж буй хүмүүстээ ярихаасаа түр завсарлага хүлээхийг хичээгээрэй. Ингэснээр боломжтой бол дуудагчдыг тасалдуулахаас зайлсхий. Тэднийг яагаад хүлээж байгаа талаар ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай, хичнээн хугацаа шаардагдах талаар үнэн зөв байгаарай. Тэвчишгүй хүнд уучлал гуйх, хэрвээ тэд чаддаггүй бол тэднийг эргүүлэн залгахыг гуйхаас илүүтэйгээр дуудаж болно. Дуудлага авагчдаа анхаарал тавь. Хэн ч баригдаагүй байхыг хүсдэг учраас нөхцөл байдлыг зөвшөөрдөг шиг эелдэг байгаарай.
03 - Дуудлага дууслаа
Дуудлага хийхийн өмнө утсаар ярих хэд хэдэн шалтгаан бий. Хэрэв дуудагч нь бүдүүлэг үг хэллэг, бүдүүлэг, заналхийлсэн үг хэллэг хэрэглэдэг бол ийм зан авирыг тэсвэрлэх шаардлагагүй. Тэднийг доромжилсон хэлнээсээ дуудлагаа дуусгаж байгаа гэж хэлээрэй, гэхдээ доромжлох, эсвэл буцаж урагшлуулах хэрэггүй. Иймэрхүү дуудлагыг өөрийн ахлагчид тайлагнах хэрэгтэй.
Хэрэв та дуудлагыг дуусгах хэрэгтэй бол дуудагчийг зүгээр л удаан хүлээж авдаг (энэ нь ихэвчлэн тохиолддог), түр зуур зогсолтыг хүлээж, эелдэг зүйлүүдийг эцэс болгохыг хичээ. Та "Чамтай ярих сайхан байсан шүү дээ, гэхдээ би өөр дуудлага авах ёстой" гэж хэлж болно. Тухайн хүнийг явуулахаас өмнө өөр ямар нэгэн асуулт байгаа эсэхийг асуу. Харин дуудлагыг дуусгавар болгох нь тодорхой гэдгийг анхаарна уу.
04 - Бие даасан Дуут шуудан илгээх
Дуут шуудангийн мэндчилгээ нь хэн бэ гэдгээ, танай компаний үнэ цэнэ гэсэн тодорхойлолт юм. Богино, гэнэтийн дуут шуудан мэндчилгээ нь анхны сэтгэгдэл төрүүлэхгүй бөгөөд удаан хүлээлгэж өгдөг мэндчилгээ нь дуудагчдыг унагадаг. Үр дүнд хүрэхийн тулд үр дүнтэй: өөрийн хэн болох, компанийн нэр, яагаад дуудлагад хариулах боломжгүй (албан тушаалаас нь өмнө өөр дуудлагаар тодорхой хугацааны туршид). Та маш олон дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөх шаардлагагүй-хангалттай гэхдээ дуудагч нь түүнийг сонссон, дуудаж буйг мэдэж байхын тулд хангалттай.
05 - Автомат дагалдагч нарт зориулж скрипт бичих
Таны компанийг дуудах үедээ таны үйлчлүүлэгчид болон бизнесийн холбоотой ажилладаг хүмүүс таны телефон утасны системийн автомат ажилтан болох хамгийн анхны зүйл бол. Дуудлага хийгч компани нь компаний талаар сайн мэддэггүй бөгөөд удирдамж шаардлагатай гэж үзэн дугаарласан сонголтуудыг үзүүлнэ. Хэрвээ тэд тодорхой хүнийг шууд өргөтгөлтэй бол тэд хэзээ ч тэр хүн рүү шууд хүрч чадна гэдгийг дуудагчид мэдэж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Бусад бүх дуудагчдын хувьд өргөтгөл бүрийн хувьд хамгийн сайн таних дугаарыг ашиглаарай ("Жишээ нь хүлээн авагчийн хувьд тэг" гэж бичнэ үү). Жишээ нь: "Үйлчлүүлэгчийн дэмжлэгийн хувьд, 5."
06 - Үргэлжлэх цаг, эсвэл бизнес цагт автоматжуулсан туслах тэмдэгтийг бичих
Хэрэв таны бизнес тодорхой цагийн дараа эсвэл амралтын өдрүүдэд хаагдах юм бол дуудагч нартаа хариулах буюу туслах боломжгүй хэн нэг нь цагийн үйлчлүүлэгчидтэй мэндчилдэг. Бизнес хаагдсаны дараа дуудагч нартаа ярьж, эцэст нь тэднээс утасдахыг хүс. Үйлдлийн ердийн цагийг оруулаарай.
07 - Мэргэжлийн утасны зурвас үлдээх
Voicemail нь бизнесийн ангиллын утасны системийн стандарт хэсэг болж, мэргэжлийн дуут шуудангийн мессежийг яаж үлдээх талаар мэддэг бөгөөд энэ нь хэрхэн хариулахаас гадна таны компанид эерэгээр нөлөөлдөг. Ажлынхаа нэг хэсэг болгон утсаа ашиглаж байгаа бүх ажилтнууд мэргэжлийн утсаар ярихаа мэдэх хэрэгтэй.