Эх сурвалжийн баримт бичигт байдаг гол мэдээллийг судлах
Эх сурвалжийн баримт бичиг яагаад чухал вэ
Санхүүгийн ажил гүйлгээ гарсан тухай нотолгоо болох тул нягтлан бодох бүртгэл болон нягтлан бодох бүртгэлийн үйл явцын эх сурвалж нь баримт бичиг юм.
Хэрэв компани аудит хийвэл, нягтлан бодох бүртгэлийн сэтгүүл , ерөнхий дэвтэрийг маргаантай аудитын мөрөөр нөөцлөх эх сурвалжуудыг баримтжуулна.
Бизнесийн эх сурвалжийг баримтжуулах нь таны албан татварыг татвараас хасагдах зүйлүүдийн орлогыг хадгалахтай адил юм. Хэрэв таны татварууд аудитлагдсан бол тэдгээр нь таны хийсэн худалдан авалтын нотолгоо болно. Таны бизнесийн хувьд мөн адил, гэхдээ бизнесийн хувьд, та зөвхөн татвар ногдох зардлуудын хувьд орлого хүлээн авдаггүй. Санхүүгийн ажил гүйлгээ бүрт анхны баримт бичгийг хадгалж үлдэнэ.
Ямар эх сурвалжууд баримтжуулсан
Эх сурвалж нь ажил гүйлгээний үндсэн ажил гүйлгээ, гүйлгээ хийгдсэн ажил гүйлгээ, гүйлгээний зорилго, гүйлгээний огноо зэрэг гүйлгээний үндсэн бүх баримтуудыг тодорхойлж өгдөг.
Нийтлэг эх сурвалжийн баримтуудын цөөн хэдэн жишээ байна:
- цуцлагдсан шалгах
- нэхэмжлэх
- мөнгөн бүртгэлийн баримт
- компьютерийн үүсгэсэн баримт
- Хэрэглэгчийн буцаан олголтын кредит карт
- ажилчдын цагийн карт
- хадгаламжийн хуудас
- худалдан авах захиалга
Эх сурвалжийн баримт бичгийг хэрхэн үзэх талаар
Эх сурвалжийг нягтлан бодох бүртгэлийн зохих журмын дагуу гүйлгээ хийсний дараа аль болох богино хугацаанд бүртгэнэ. Бичсэнийхээ дараа бүх эх сурвалжийн баримт бичгүүдийг шаардлагатай үед нь буцааж авч болох зарим төрлийн системээс гаргах ёстой.
Зарим тохиолдолд, эх сурвалжтай холбоотой баримт бичиг нь таны хяналтанд үлдсэн эсэхийг тодорхойлох боломжтой байхын тулд хяналтын картыг хангах нь чухал байж болно.
Эх сурвалж бичиг баримтууд ба хуулбар
Ихэнх тохиолдолд, эх баримт бичгийн хуулбарыг хуулиар хүлээн зөвшөөрдөг. Жишээлбэл, Дотоод Орлогын Үйлчилгээ нь 1997 оноос эхлэн хүлээн авсан баримтуудын хуулбарыг хүлээн аваад байгаа бөгөөд энэ нь мэдэгдэхүйц хангалттай байгаа тул эх сурвалжид байгаа бүх мэдээллийг багтаасан бөгөөд сканнерийн үйл явцын хүрээнд агуулагдсан мэдээллийг эх.
Худалдан авсан объект болон төлбөрийг төлсөн зүйлсийг хүлээн авсан материалын орлого, гэхдээ ханган нийлүүлэгчийн нэрээр сканнердсан тохиолдолд шаардлага хангаагүй болно. Бүх хүлээн авсан баримтыг анх хүлээн авсан баримт дээр тусгасан баримт бичиг, гэхдээ Үг эсвэл Excel форматаар дахин хэвлэгдсэн нь мөн адил тэнцүү байх болно.
IRS стандарт - бүрэн, ойлгомжтой, жинхэнэ үр дүнтэй хуулбарлах - нь олон бизнес, засгийн газрын агентлагуудад адилхан стандарт байдаг. Гэхдээ бусад байгууллагууд эдгээр ерөнхий шаардлагуудыг нэмдэг.
Жишээ нь, Вашингтоны Их Сургууль нь зөвхөн 300 ширхэг / инч / dpi / хамгийн бага нягтрал бүхий нягтрал бүхий фотографийн хуулбарыг хүлээн авдаг бөгөөд PDF эсвэл TIFF форматтай аль нэгээр нь үзүүлсэн; JPEG хувилбарын хуулбарыг хүлээн авдаггүй.
Хадгаламжийг хөнгөвчлөхийн тулд та нягтлан бодох бүртгэл эсвэл хуулийн баримт бичгийг хайхаар төлөвлөж байгаа бол холбогдох байгууллагатай холбоо бариарай. Тэдгээр баримтыг ашиглахаар төлөвлөж байгаа эсэхийг шалгана уу.