Дижитал файлуудын файлын удирдлагын зөвлөмжүүд
Орон нутгийн баримт бичгийг ширээний компьютер дээр хадгалахаас гадна зөөврийн компьютер болон мобайл төхөөрөмжүүд илүү их бизнесийн үүлийг бизнесийн үндсэн хэрэглээний програмууд болон файлын хадгалалтын хувьд ашиглаж байна. ( Яагаад Cloud Computing яагаад жижиг бизнес эрхлэгчдэд тохирсон , үүлэн тооцооллын дутагдал 5 )
Хадгалалтын асуудлыг улам төвөгтэй болгох нь олон бизнес эрхлэгчдийн хооронд баримт бичгүүдийг хуваалцах хэрэгцээ байдаг.
Энэ оффисын дотор ихэвчлэн файлын сервер эсвэл сүлжээний хавсаргасан хадгалалтын төхөөрөмж (NAS) ашиглан хийгддэг. Хэрэв та гар утсаа хуваалцах шаардлагатай бол баримтууд нь үүлэн дотор хадгалагдаж, хандалтын зөвшөөрлийг хуваарилах замаар хуваалцаж болно. Энэ бүхний үр дүн нь үүлэн дотор хадгалагдаж байгаа хүний зарим баримт бичиг, зарим газар, бүр ганцхан баримт дээр л хадгалагддаг.
Байгууллага бол Цахим Файлын Удирдлагын түлхүүр юм
Баримт бичгүүд хаана хадгалагдаж байгаа нь тэднийг зохион байгуулалттай, шинэчилж байх нь чухал юм. Цахим файлын менежментийн зорилго нь та хайж буй зүйлээ олж чадна гэдгийг баталгаажуулах явдал юм.
Ихэнх бизнес эрхлэгчид нэг удаа эсвэл өөр хэрэглэгчийн дуудлагад ичиж байгаа байршилд, холбогдох нэхэмжлэх эсвэл бусад чухал хэрэглэгчийн баримт бичгийг хурдан олох боломжгүй байдаг.
Түүнчлэн жилийн эцэст нягтлан бодогч нь нягтлан бодогч компаний нягтлан бодох бүртгэлд хамаарах бичиг баримтыг хайж олох, эсвэл үүнээс ч муу зүйл хийхийг хичээдэг.
Тоон тоон баримтыг зөв зохион байгуулах нь хуваалцах орчинд онцгой чухал байдаг. Хэрэв таны ажилчдын аль нэг нь байхгүй (түр хугацаагаар эсвэл байнга!) Та тухайн хүн үүсгэсэн буюу удирдаж байгаа баримт бичгийг амархан олох боломжтой байх ёстой.
(Мэдээлэл алдагдах, орхигдсон ажилтнуудтай холбоотой өгөгдлийн асуудлуудыг алдах нь бизнесийн мэдээллээ хамгаалах нэг шалтгаан юм.) Бизнесийн мэдээллийн хамгааллын дүрмийг харна уу).
Эдгээр файлын менежментийн зөвлөмжүүд нь файлуудаа хадгалах боломжийг танд олгоно:
1. Програмын файлуудын анхдагч суулгалтын хавтасыг ашиглана уу.
Програмыг суулгах үед анхдагч файлын байршлыг ашиглана. Windows-ийн доор конвенцийн програмын файлууд (Drive Letter:) -> Program Files директор доор байрлана. Хэрэглээний програмуудыг суулгах нь эргэлзээтэй, шаардлагагүй юм.
2. Бүх баримт бичгийн нэг газар.
Бүх баримтуудыг нэг "root" фолдер дотор байрлуул. Windows орчинд ганц хэрэглэгчийн хувьд анхдагч байршил нь My Documents хавтас юм.
Файл хуваах орчинд ижил зүйлийг хийхийг оролдоорой. Эхний хавтсыг (жишээ нь "Хуваалцсан баримт бичиг" гэгддэг) root хавтас доторх дэд фолдер дотроос бүх баримтыг хадгалдаг. Бүх цахим баримт бичигт ганц байршилтай байх нь зүйл олох, архивлах, нөөцлөхөд хялбар болгодог.
3. Логик шаталсан байдлаар хавтас үүсгэх.
Эдгээр нь таны компьютерын кабинетийн шүүгээнүүд юм. Фолдероо нэрлэхэд энгийн хэлээрэй; Та цаашид энэ фолдеруудын жагсаалтыг харахыг хүсэхгүй байгаа бөгөөд "TFK" эсвэл өөр ямар нэгэн сонирхолтой товчилсон нэр томъёо нь ямар утгатай болохыг мэдэхийг хүсч байна.
4. Фолдер дотор үүрний хавтас.
Эдгээр хэрэгцээ шаардлагын дагуу эдгээр гол фолдер дотор бусад хавтас үүсгэх. Жишээлбэл " Invoices " нэртэй хавтас "2018", "2017", "2016" гэсэн хавтас агуулж болно. Үйлчлүүлэгчид нэрлэгдсэн фолдер нь "харилцагчийн өгөгдөл" ба "захидал харилцааны" фолдерыг агуулж болно. Зорилго нь жагсаасан өнчин файлуудыг олохоос хавьгүй файлын файл болгон хадгалах явдал юм.
Гэсэн хэдий ч нарийн төвөгтэй, гүн давхрагын хавтлын бүтэц бий болгодоггүй. Боломжтой бол дүрсэлсэн файлын нэрийг ашиглах боломжтой.
5. Файлын нэршлийн конвенциудыг дагах.
Зарим үйлдлийн системүүд (Unix гэх мэт) нь файл эсвэл фолдерын нэрийг зайтай байлгахыг зөвшөөрдөггүй тул таны тооцоолох орчин холилдон байвал зайлсхий. Үүний оронд доогуур зураасыг задлагч гэж хэрэглэдэг (жишээ нь, Doe_John_Proposal.doc.) /? <> \: * | "^ Windows дээр файл эсвэл фолдерын нэрээр хориглогдсон байна.
Тодорхой таних, хайхад зориулж дүрслэх нэрийг ашигла. Гэхдээ гадуур явахгүй - файл / зам нь үйлдлийн системүүдийн хооронд өөр өөр байдаг урт хугацааны хязгаартай байдаг. Windows-ийн дагуу файлын хамгийн их урт замыг (жишээ нь дискийн фонт + фолдерын нэр + файлын нэр) 260 тэмдэгт байна. Жилийн 1-р сар, Корпорацийн Корпораци зэрэг нийтлэг товчилсон хувилбарыг ашиглана уу.
6. Тодорхой байх.
Цахим файлууд логик, тусгай нэр өгч, хэрэв боломжтой бол файлын нэр дээр он сарыг оруулах. Файлуудыг нэрлэхдээ зорилго нь юу нээж, харагдахгүйгээр энэ функцийг хэлж чадах чадвартай байх ёстой. Хэрэв баримт бичиг нь төлбөрийг хэтрүүлсэн гэж сануулсан хэрэглэгчдэд захиа бол "overdue_20180115" гэх мэт зүйлийг нэрлэнэ үү; "захидал" гэхээсээ илүү. Та энэ захидал хэн үүнийг нээхгүйгээр яаж мэдэх вэ?
Хэрэв та и-мэйл , зөөврийн төхөөрөмжөөр дамжуулан файлаа хуваалцаж байгаа бол фолдерын нэрийг хуваалцсан файлд оруулахгүй тул файлын нэрийг илүү тодорхой мэдээлэл агуулсан байхыг хүсч болох юм. Жишээлбэл, хэрэв таны баримт бичиг My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc файлд байрлаж байгаа бөгөөд файлыг хуваалцдаг эсвэл илгээж байгаа бүх имэйлийг Doe_John_20170416.doc гэж үзэх бөгөөд энэ файл нь хэрэглэгч бол нээхгүйгээр нэхэмжлэл.
7. Та явж байхдаа файлаа бич.
Баримт бичиж өгөх хамгийн сайн цаг бол эхлээд үүнийг үүсгэх явдал юм. Тиймээс баримт бичгээ байрлуулахын тулд "Save As" харилцан ярианы хайрцгийг ашиглан зургаа оруулж, түүнийгээ зөв байрлуул.
8. Өөрийнхөө тав тухыг хангахын тулд файлаа захиалах.
Хэрэв та олон файл хэрэглэдэг хавтас эсвэл файл байгаа бол тэдгээрийг файлын жагсаалтын дээд хэсэгт нь нэрээр нь хүчээр оруулах эсвэл файлын нэрний эхэнд АА гэж бичнэ.
9. Өөрийн файлуудыг тогтмол устгаарай.
Заримдаа хуучин зүйл нь "Invoices" нэртэй фолдерын жишээ шиг илэрхий юм. Хэрэв тийм биш бол хуучин файлуудыг цэвэрлэх замаар фолдеруудаа хааж хэвш.
Та хэзээ ч файлыг дахин ашиглах шаардлагагүй гэдэгт бүрэн итгэлтэй биш бол бизнесийн холбоотой файлуудыг бүү устгаарай. Үүний оронд өөрийн үндсэн фолдерын үндсэн хавтаснуудад "Хуучин" эсвэл "Үл идэвхигүй" нэртэй фолдерыг үүсгэж, тэдгээрийг хайж олоход хуучин файлуудыг шилжүүлээрэй.
( CRA эсвэл IRS-д зориулсан бизнесийн бүртгэлийг яаж удаан байлгах ёстой вэ? Татварын тайлангаа хэр удаан хүлээлгэхийг бизнесийн бүртгэл хөтлөх ёстойг тайлбарласан)
10. Өөрийн файлуудыг байнга нөөцлөөрэй.
Та файлуудыг өөр хөтөч уруу эсвэл кассет руу хуулж байгаа эсэх нь байнгын нөөц горим үүсгэх, дагах нь чухал юм. Амжилттай нөөцлөх систем рүү 3 алхамыг үзнэ үү.
Сайн файлын удирдлага нь таны хүссэн зүйлийг олоход хялбар болгодог
Электрон баримт бичгүүдийг удирдах нь таны бизнест зориулсан баримт бичгийн менежментийн ерөнхий стратегийн нэг хэсэг байх ёстой. Баримт бичгийн менежментийн төлөвлөгөө нь баримт бичиг, хадгалах, буцаах, нөөцлөх, аюулгүй байдал зэрэг бүх асуудлыг хамарсан байх ёстой.
Хайлтын функц нь гайхалтай зүйл боловч энэ нь фолдер эсвэл фолдерт шууд очиход хялбар байх болно. Хэрэв та эдгээр файлын менежментийн зөвлөмжийг байнга дагаж мөрдвөл та ямар хаана байгааг мэдэхгүй байсан ч гэсэн хаана байх ёстойгоо мэдэж байгаа - хайж байгаа зүйлээ хайж олж авахад асар том давуу тал бий. Файлын менежментийн сайн туршлагууд нь таны бизнесийн цаг, мөнгө хэмнэх болно.