Өөрийн системийг удирдана уу!
Албан хэрэг хөтлөлтийн системээ зохион байгуулахад цаг гаргах нь маш чухал юм. Хүн бүр цаасгүй оффистай байх дуртай байдаг бол бодит байдал нь олон жижиг бизнесүүд нэхэмжлэх , хүлээн авах гэх мэтийн цаасан баримтуудыг хадгалах хэрэгцээтэй байдаг бөгөөд шаардлагатай үед тэдгээрийг амархан олж авах боломжтой байдаг.
Шаардлагатай баримтыг бүрдүүлэх нь маш чухал юм. Тогтмол эсвэл сул бичигдсэн систем нь орлогын татварын хугацаан дахь илүү их хүчин чармайлт гаргахад нөлөөлж болох тул орлого нь алдагдсаны улмаас татварын хасалт хийхээс татгалзахгүй байх болно.
Хэрэв таны бизнес аудитад хамрагдах боломжтой бөгөөд таны зардлыг дэмжихэд шаардагдах бичиг баримтыг бүрдүүлж чадахгүй бол таны нэхэмжлэлийг татгалзах магадлал өндөр бөгөөд таны татварын буцаалтыг дахин үнэлэх болно.
Жижиг бизнес эрхлэгчийн хувьд та өөрийн ширээн дээр хурдан, хялбар ажиллах боломжтой байх хэрэгтэй. Хэдийгээр цаасан файлын системийг зохион байгуулах нь хэцүү ч гэсэн энэ нь цөөхөн хэдэн зөвлөмж, аргуудыг ашиглан хялбархан хийх боломжтой юм.
Өөрийнхөө системийг хэрхэн зохион байгуулах вэ
(1) Хэдэн минутын турш ширээний ард суугаад зөнгөөрөө ямар зүйлсийг хайж олохыг олж мэд.
Надад ажлын байрныхаа баруун талд шургуулга байгаа. Миний анхдагч системийг үүсгэх үед би үүнээс өөр зүйл байгаагүй. Би үзэг, цаасны хавтас, эсвэл үдээсийг хайж байх үед энэ нь хоосон байсан гэдгийг би мэдэж байсан анхны харагдах газар байлаа. Тиймээс би тэр шургуулганд үзэг, цаасан хавтан, үдээсийг хийдэг. Миний хувьд эдгээр зүйлсийн хувьд байгалийн гэр орон байсан юм.
Хүн бүр өөр өөрөөр хандах бөгөөд нэг хүний хувьд өөр зүйлээр ажиллахгүй байж болно. Хэдэн минутын туршид үндсэн ажлын байрандаа суугаад тоног төхөөрөмж, хангамж, файлд хүрэх хэрэгтэй. Ингэснээр та эдгээр зүйлсийг өөрийн биеэр тавих хамгийн тохиромжтой цэгийг бий болгоход тусална.
(2) Одоо та хаана мэдээлэл авахыг хүсч байгаагаа мэдэж байгаа бол цагаан толгойн үсгийн, тоон эсвэл субьект файлын систем таны хувьд хамгийн сайн ажиллах эсэхийг тодорхойлох ёстой.
Та баримт бичгийг яаж ангилах вэ (жишээ нь зардал, санхүү, маркетинг )?
Банкны мэдэгдэл, хэрэглээний төлбөр, албан тасалгааны зардлын орлого, тээврийн хэрэгслийн миль гуалинг гэх мэт бизнесийн зардлын холбогдолтой баримт бичгийг хэрхэн олж авдаг вэ? Харилцагчийн талаархи мэдээлэл - Та үйлчлүүлэгчийнхээ нэрээр зүйлүүдийг хайж байна уу? Лавлагааны дугаараар? Энэ нь таны шийдвэрлэх системийг хэрхэн яаж тодорхойлохыг тодорхойлох тул шийдвэрлэх алхам юм. Та ямар төрлийн категориудыг тодорхойлсныхоо дараа цаашид цаашаа явж, дэд категори үүсгэх шаардлагатай эсэхийг шийдээрэй. Та өөрийн системд зориулж худалдаж авахаасаа өмнө үүнийг хий.
(3) Дараа нь, таны хадгалах хэрэгцээг ойролцоогоор тодорхойлно.
Өдөр бүр танд ханддаг олон тооны файл байна уу? Та долоо хоног бүр өөрийн файлдаа ханддаг уу? Хариултууд нь ширээний файл эзэмшигч, ширээний дэргэдэх хоёр шургуулгатай кабинет эсвэл өрөөнд дөрвөн шүүгээ хажуугийн кабинет хэрэгтэй эсэхийг тодорхойлно.
Анхааралтай сонгоно уу. Файл кабинетийн харагдах үедээ өсөлтийг зөвшөөрөх - одоогийн байгаа файлуудаас хоёр дахин ихийг багтаана. Энэ нь таны давталтын системийг дахин өөрчлөх, өөрчлөх шаардлагатай хугацааг хязгаарлах болно.
(4) Баталгаажуулах, хялбар хүртээмжтэй байхын тулд сайн шошгологч системд хөрөнгө оруулалт хийх.
Файл файлын шошгыг унших чадвартай байх нь ойлгомжтой боловч шошгоны тодруулга нь төсөөлж чадахаасаа илүү цагаар хадгалдаг.
Ихэнх компаниуд шошготой байдаг нь хамгийн түгээмэл хэрэглэдэг программтай нэгтгэдэг загварууд юм. Та одоо жижиглэнгийн шошго гаргах системүүдийн аль нэгийг авч үзэхийг хүсч болох бөгөөд энэ нь тусдаа захидлын хаяг хэвлэж болно. Давхар үүрэг гүйцэтгэдэг зүйлс нь ихэвчлэн ухаалаг хөрөнгө оруулалт юм.
(5) Одоо та фолдер худалдан авахад бэлэн байна.
Хамгийн сайн хөрөнгө оруулалт бол өнгөт өлгөх хавтас худалдан авах явдал юм (хуванцар шошгоны табууд багтана) болон энгийн manila файлын хавтас. Өнгөт өлгөх хавтас хоёр шалтгаантай байдаг.
- Тэд амархан байдаг
- Тэд категорийг танихад хялбар болгодог
Жишээлбэл, хэрэв та бүх үйлчлүүлэгчийн файлыг шар өлгөх фолдерууд, цэнхэр фолдерууд дахь санхүүгийн мэдээлэл, улаан фолдерууд дээр маркетингтай холбоотой аливаа зүйлийг байрлуулж байгаа бол та тодорхой файлыг хаанаас хайж олох талаар ойрхон харах боломжтой.
Энгийн сайн
KISS зарчим нь ашиглахад хялбар, хялбар өсгөх системийг бий болгох зарчим юм. Энгийн хайртаа сахь! Өргөн цар хүрээтэй категориуд нь таныг өсөн нэмэгдэж буй шинэ файлуудыг хялбархан нэмэх боломжийг олгодог бөгөөд таны файл системийг шинэчлэх, дахин бүтээх шаардлагагүй болно.
Энгийн байлгах нь баримт бичиг, тоон форматыг өөрийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны нэг хэсэг болгоход хялбар болгоно.
Хаана боломжтой цаас хэрэглэж болохгүй
Хэрэв та бизнесээ ногоон болгох гэж оролдож, "Paperless Office" рүү шилжих гэж байгаа бол зардлын орлого хайж, тэдгээрийг өөр бусад нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллээр хадгалж болно. Шинэ Cloud-д суурилсан нягтлан бодох бүртгэлийн програмын зарим програмууд нь гар утсан дээрээ зардлыг хүлээн аваад гар утсан дээрээ шууд хөтлөх боломжтой аппликейшнуудыг бий болгодог ( Канадын жижиг бизнес эрхлэгчдэд зориулсан Нягтлан бодох бүртгэлийн шилдэг програм хангамж ).
Канадын Орлогын Агентлаг (CRA) -ийг зардлын тайлангийн цаасан хуулбар буюу тоон зургийг нийтэд ойлгомжтой, нээлттэй байдлаар хүлээн авдаг гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Хэрэв үгүй бол CRA аудитын явцад баримт бичгийн эх баримтыг олж авах эсвэл баримт бичигт байнгын хүсэлт гаргахыг шаардаж болох тул эх хувь нь тогтоосон хугацаанд хадгалагдана. (Нэмэлт мэдээлэл авахын тулд хэр удаан бизнесийн бүртгэл хөтлөх вэ? )