Хадгалах, зохион байгуулахдаа юу хэрэгтэй вэ?
Тодорхой хэмжээгээр, таны бэлтгэх системийг бий болгох хэрэгтэй зүйлс таны бизнест ихээхэн хамаарна.
Жишээ нь, хэрэв та бодит бүтээгдэхүүн зарах бол таны бараа материалыг хянаж буй зүйл хэрэгтэй болно. Гэсэн хэдий ч, энд таны гэрийн бизнест хяналт тавихын тулд ерөнхий жагсаалтыг энд жагсаав.
- Бизнес ба маркетингийн төлөвлөгөө.
- Хууль эрх зүйн баримт бичиг (өөрөөр хэлбэл, ХХК-ийн бичиг цаас, бизнесийн лиценз, оюуны өмчийн бүртгэл, гэрээ)
- Холбоо барих (мэргэжлийн, үйлчлүүлэгч, борлуулагч, үйлчилгээ үзүүлэгч гэх мэт)
- Санхүүгийн мэдээлэл (Ашиг / Алдагдлын тайлан, тайлан тэнцэл, дансны авлага / авлага)
- Татвар
- Бизнесийн зардал (орлого)
- Төслүүд
Энэ жагсаалттай зэрэгцэн та өөрийн бизнестэй холбоотой зүйлсийг нэмэхийг хүсэх болно.
Гэрийн ажлаа зохион байгуулах тогтолцоо
Та сонин, бусад чухал мэдээллийг хадгалах, удирдах янз бүрийн аргыг ашиглах болно. Гол хүчин зүйл нь танд хамгийн сайн тохирох аргыг сонгох явдал юм. Хүн болгон өөр өөр сэтгэлгээтэй, зохион байгуулалттай байдаг. Жишээ нь, зарим хүмүүсийн хувьд, файлуудыг цагаан толгойн үсгээр зохион байгуулах нь илүү утга учиртай байдаг, гэхдээ бусад хүмүүсийн хувьд тэд үүнийг өдрөөр зохион байгуулахад хялбар байдаг.
Хэрвээ та нарын хувьд хамгийн сайн ажиллана гэдэгт итгэлгүй байгаа бол нэгийг туршаад үзээрэй. Файл, мэдээллийг зохион байгуулах гурван арга байна:
Энгийн Биндэр тооцоолох систем
Хэт их цаас гаргадаггүй жижиг бизнесүүдийн хувьд биндержүүлэгч систем нь сайн сонголт юм.
Энэ нь бүгдийг нэг дор байрлуулсан эсвэл тэдний мэдээллийг гар утас болгон ашиглахыг хүсдэг хүмүүст бас тохиромжтой юм. Биндэр систем нь том гурван бөгж, хуудас хамгаалагч, хэсэг хуваагдлыг ашигладаг.
Хуваалцах хэсгүүдийг ашигла, хүлээгдэж буй захиалга, захиалгын захиалга, янз бүрийн маягтын мастер хуулбар гэх мэт бизнесийн категоруудыг зохион байгуулах. Тэндээс та хуудас хамгаалагчийн файлуудыг цуглуулах болно. Биндэрыг бүтэн долоо хоног, сар, гурван сарын дараа дуусгахад энэ нь цэвэршүүлэх хугацаа болно. Та зөвхөн захиалагчийн захиалгын файлууд болон бусад түүхийн бүртгэлийг таны хөтөчийн зохион байгуулалтанд ойртуулдаг уламжлалт файл системд шилжүүлэх болно.
Уламжлалт төлөх систем
Уламжлалт файлын системүүд нь файлын системийг ашиглан файлууд болон Манила фолдеруудыг өлгөхөд ашигладаг. Тэдний бизнес өсөхийн хэрээр бараг бүх бизнес эцэст нь энэ төрлийн бичиг баримт шаардагдана. Цаг хугацаа өнгөрөх тусам хэтэрхий их бичиг баримт бий. Татварын бүртгэлийг долоон жилийн турш хадгалж үлдээснээс хойш эдгээр бүх бүртгэлийг хадгалах газар хэрэгтэй болно. Уламжлалт файлын систем нь өмнөх жилүүдийн татвар, бизнесийн лиценз гэх мэт байнга хэрэглэгддэггүй зүйлсийг хадгалахад тохиромжтой. Таны уламжлалт файлын системийг авахын тулд хэд хэдэн зөвлөгөө байна: амжилттай:
- Та ямар төрлийн системийг үнэхээр ашиглахыг бодоорой. Та дэлхийн хамгийн нэр хүндтэй, өнгөлөг файлын системийг худалдан авах самар явах боломжтой бөгөөд энэ нь таны ажлын хэв маягт таарахгүй бол тохируулах цаг хугацаа, мөнгөө алдах болно.
- Хамгийн багадаа "хүрч болох" боломжтой цаасыг удирдах систем бий болгоорой. Та овоолсон цаас бүтээхээс зайлсхийх хэрэгтэй. Харин оронд нь цаасан дээр хүрч очихын тулд ямар цаас хийх хэрэгтэй тухай шийдвэр гаргах.
- Шаардлагатай цаг хугацааг арилгуулах . Энэ ажлыг тахиа шиг болгохоос зайлсхийхэд хялбар байдаг боловч энэ нь зайлшгүй шаардагдах бөгөөд таны бизнесийн үйл ажиллагааг илүү үр дүнтэй явуулахад туслах болно. Татварын цагт ашигласан орлого, бусад зүйлүүд нь энэхүү зохион байгуулалтыг хадгалах нь таны татварыг илүү хялбар болгож өгдөг.
Цахим бүртгэлийн систем
Цахим ертөнц нь цаасан хадгалах хэрэгцээг бүрмөсөн арилгаагүй ч хадгалах мэдээлэл нь илүү хялбар болсон. Тоон системүүд нь нэхэмжлэх үүсгэх, илгээх, удирдах боломжтой бөгөөд таны бизнесийн бизнесийн санхүүжилтийг хянаж, дараа нь электрон файл руу татварын програм хангамжид оруулж болно. Та орлогыг скан хийж, компьютер дээрээ хадгалсан файлуудыг хадгалж болно (хэдийгээр та цаасан хувилбарыг ч гэсэн хадгалах хэрэгтэй). Цахим систем нь харилцагч, хэрэглэгчид болон хэтийн төлөвийн мэдээллийг харилцагчийн харилцааны менежментийн системд хадгалах, имэйлээр илгээх, төлбөр тооцоо хийх зэрэгт хадгалж болно. Онлайн системүүд нь таны санаануудыг хадгалах, төслүүдийг удирдах, мэдээлэл, судалгаа шинжилгээ хийхэд тусалдаг.
Гэхдээ цаасан файлын системүүд шиг таны тоон файлын систем нь таны компьютерт хадгалагдсан фолдерууд болон файлууд эсвэл үүлэн дотор зохион байгуулалтын бүтэцтэй байх шаардлагатай байдаг. Хамгийн хялбар менежментийг хийхийн тулд цаасан систем дээрээ хийдэг цахим системийн ижил бүтэц, файлын нэрийг ашиглана. Өөрийн дижитал файлуудыг хамгаалахын тулд тэдгээрийг тусдаа хатуу диск эсвэл онлайн хадгалалтын системд нөөцлөх хэрэгтэй.
Дээрх бүгдийг хослуулсан
Та бизнесээ хадгалахад шаардлагатай бүх өгөгдөл, материалыг удирдахын тулд нэгээс олон системийг ашиглах хэрэгтэй болно. Нэгдүгээрт, танд юу хамгийн сайн тохирохыг шийдэх хэрэгтэй, тэгээд үүнийг хэрэгжүүлэх болно. Жишээлбэл, танай байгууллагын өдөр тутмын менежмент, хуваарь, маркетинг, маягтуудын хуулбарыг зохион байгуулахад тань туслалцаа үзүүлэх системтэй байж болно.
Таны уламжлалт систем нь өмнөх жилийн татвар, зөвшөөрөл, бизнесийн лиценз, оюуны өмчийн бүртгэл гэх мэт урт хугацааны баримтуудыг хадгалж чаддаг. Та өөрийнхөө санаануудыг хадгалах, дижитал санах ойг ашиглах боломжтой.
Нөгөөтэйгүүр аль болох цахим шуудангийн жагсаалт болон календарийг ашиглан бүх төрлийн баримтуудыг компьютертаа хайлт хийж , бусад бүх бизнесийн хэрэгцээнд зориулж програм хангамж буюу онлайн үйлчилгээг ашиглах боломжтой болно. Гэсэн хэдий ч та үүсгэсэн цаасыг удирдах системийг хүсэж байх болно. Гол түлхүүр нь таны хэрэглэхэд хялбар, олж авахад хэрэгтэй мэдээллийг олох явдал юм.
2016 оны есдүгээр сар шинэчилсэн Лесли Truex