Жил бүр ажил олгогчид нийт цалин хөлс, суутгалыг харуулсан тайланг илгээж, ажилтнууд орлогын татварын өгөөжийн талаарх мэдээллийг оруулж болно. Илтгэлийг мөн Нийгмийн хамгааллын захиргааны байгууллагад гаргана. Энэхүү тайлан нь W-2 маягт юм.
W-2 маягтыг бэлтгэх, илгээхээсээ өмнө ажилчид болон Нийгмийн аюулгүй байдлын алба руу шилжүүлэхийн өмнө бүх зүйл зөв явагдаж байгаа эсэхийг шалгана уу.
01 - Ажиллагсадын хувьд зөв ангилсан эсэхийг шалгаарай
Ажилтан бол ажил олгогчийн зүгээс ажил гүйцэтгэх ажилчин юм. Байгууллагад үйлчилдэг хүн ерөнхийдөө ажилтан нь юу хийх, хэрхэн яаж хийхийг хянадаг бол ажилтан нь ажилтан юм.
Нөгөөтэйгүүр, бие даасан гэрээт гүйцэтгэгч нь өөр хувь хүн эсвэл бизнесүүдэд үйлчилгээ үзүүлдэг хувь хүн эсвэл бизнес юм. Бие даасан гэрээт гүйцэтгэгч нь тусдаа аж ахуйн нэгж бөгөөд ажилтан гэж тооцогддоггүй. Бие даасан гэрээт гүйцэтгэгчдийн зарим жишээ бол зөвлөхүүд, агентууд, брокерууд юм. Бие даасан гэрээт гүйцэтгэгчдийн ажил ихэвчлэн бизнесийн хувьд зайлшгүй чухал биш юм. жишээ нь, цэвэрлэгээний үйлчилгээ, цалингийн процессор, эсвэл мэдээллийн технологийн үйлчилгээ.
Ажилчдыг эсвэл бие даасан гэрээт гүйцэтгэгчдийг ангилах , туслалцаа авах зорилгоор өмгөөлөгчтэй зөвлөлдөх.
02 - Тухайн жилийн Түгээх ба хуваарилах хуудсыг шалгана
W-2 процессод хоёр алхам хамрагддаг. Эхний алхам нь W-2 маягтуудыг ажилчдад тараадаг. Хоёр дахь алхам нь эдгээр маягтуудыг Нийгмийн хамгааллын удирдлагатай холбох явдал юм. (SSA)
Ажилчдад хуваарилах эцсийн хугацаа болон АЖГ-т ирүүлэх эцсийн хугацаа нь дараа жилийн 1 дүгээр сарын 31-ний өдөр байна. Энэ нь татварыг залилан мэхлэхээс зайлсхийхийн тулд АЖХ-ны мэдүүлгийн өмнөх хугацааг шинээр тогтоосон. W-2 ба 1099 хугацаануудын талаар дэлгэрэнгүй уншина уу .
Ажилчдыг нэгдүгээр сарын эхээр өгч байгаа эсэхийг шалгаарай. Тиймээс тэдэнд алдаа гарахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд тэдгээрийг дахин хянаж үзэх хэрэгтэй.
03 - Ажилтан W-4 маягтуудыг шалга
Ажил олгогч нь бүх ажилчдад W-4 маягттай байх ёстой. W-4 маягт нь ажилчдын холбооны татварын орлогоос суутган авах, гэрлэлтийн байдал, тэжээгдэгчдийн тоо, мөн ямар нэгэн нэмэлт мөнгөн дүнг суутган тооцоход шаардлагатай мэдээллийг багтаана.
W-4 маягтыг хөлслөн ажиллуулж дуусгах бөгөөд ажилтан хэзээ ч өөрчлөгдөхийг хүсч болно. Ажилтны хувийн мэдээлэл (гэрлэлтийн байдал, тэжээгчийн тоо гэх мэт) өөрчлөгдөх эсвэл ажилтны хаяг өөрчлөгдсөн тохиолдолд ажилтанд W-4 маягтыг өөрчлөх шаардлагатай. Ажилтан нь W-4 маягтыг хэдийд ч өөрчилж болно .
Жилийн эцэс хүртэл жил бүр ажил олгогчид хувийн мэдээллийг үнэн зөв эсэхийг баталгаажуулахын тулд бүх ажилчдыг W-4 маягтыг хянан үзэхийг хүсэх ёстой.
W-4 маягт дээр ажиллагсадтай байхдаа W-2 маягтыг бэлтгэх, тараахад туслах болно.
04 - W-2 маягтуудын Цалингийн мэдээлэл цуглуулах
Нэгдүгээрт, та бүхний W-2 маягтуудын талаархи үндсэн мэдээлэл хэрэгтэй болно:
- Таны компанийн ажил олгогчийн үнэмлэхний дугаар
- Бизнесийн нэр, хаяг, зип код
- Таны компанийн улсын татварын дугаар
Дараа нь та ажилтан бүрийн хувийн мэдээлэл болон цалингийн мэдээллийг хоёуланг нь цуглуулах хэрэгтэй болно:
- Ажилтны нэр, хаяг, нийгмийн даатгалын дугаар эсвэл бусад татварын дугаар
- Ажилтандаа төлсөн дүн: нийт цалин, зөвлөгөө болон бусад нөхөн олговор
- Холбооны орлогын татварыг хассан дүн
- Нийгмийн даатгалын шимтгэл ( Нийгмийн даатгалын дээд хэмжээ хүртэлх хугацаанд)
- Өндөр цалинтай ажиллагсдад зориулсан Medicare- ийн нэмэлт татварыг багтаасан эрүүл мэндийн даатгалын хөлс, зөвлөмж, Medicare татвар суутгасан.
- Ажилчдын зөвлөгөөг төлсөн
- Ажилтны цалин урамшуулал, бусад ашгийн тэтгэмж
- Хөдөлмөр эрхэлж байсан муж улс бүрт төлсөн цалин, зөвлөгөө, улсын орлогын албан татварыг суутгасан
- Орон нутгийн цалин хөлс, зөвлөмж, орон нутгийн орлогын албан татварыг суутгасан.
05 - W-2 боловсруулалтыг хянана - W-2-ийг хэрхэн үүсгэх вэ?
Хэрэв танай компани цалинжуулалтад шинээр орсон эсвэл цалингийн асуудал сүүлийн үед өөрчлөгдсөн бол ажиллагсдад жилийн эцсийн тайлангуудыг олох, дуусгах, хуваарилах үйл явцыг хянаж үзэх нь зүйтэй юм. Та W-2 маягтыг оффисын хангамжийн дэлгүүр, CPA, татварын эсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн програм эсвэл IRS-ээс авах боломжтой.
Тайлбар: Та W-2 маягтыг IRS эсвэл интернэтээс өөр газраас татаж авах боломжгүй. W-2 маягтыг A хуулах нь улаан өнгийн бэхний тусгай өнгөт байгаа бөгөөд давтаж болохгүй. Та хуулбар А-гийн тодорхой IRS маягтыг Нийгмийн хамгааллын захиргаа (энэ нь таны хадгалж байгаа хуулбар, 2-р сарын сүүлээр Нийгмийн аюулгүй байдлын файлыг бөглөх ёстой).
W-2 маягтыг бэлтгэх зарим арга замууд энд байна:
- Нягтлан бодох бүртгэлийн програм ашиглах . Хэрэв та цөөн тооны ажилтантай бөгөөд нягтлан бодох бүртгэлийн програм ашигладаг бол энэ програм хангамжийг ашиглан W-2 маягтыг бэлтгэхийн тулд нэмэлт худалдан авалт хийж болно.
- Татварын бэлтгэлийн програм хангамжийг ашиглах. Хэрэв та татварын ерөнхий бэлтгэлийн програмын аль нэгийг онлайн эсвэл ширээний компьютерт ашигладаг бол, та энэ програмын бизнесийн хувилбарыг худалдаж авсан бол W-2 боловсруулалт эсэхийг шалгаарай. Ширли Элмбадд, Санхүүгийн програм хангамжийн удирдамж, татварын програмын үнэлгээний талаар өгүүлэлтэй
- Худалдан авсан W-2 маягтыг ашиглана уу. Албан офисын нийлүүлэгч компаниуд нь эдгээр програмуудын мэдээллийг гараар оруулах, хэвлэгч дээрээ хэвлүүлэх боломжийг олгодог CD-ээр програм хангамж ашиглахад урьдчилан хэвлэсэн W-2 маягтуудыг урьдчилан бэлтгэсэн байдаг.
W-2 маягтыг бөглөх, хэвлэхэд ашигладаг аль ч аргыг W-3 хэлбэрээр дамжуулах боломжтой .
06 - W-2 маягтыг ажилчдад хэрхэн хуваарилах вэ?
W-2 маягтыг үүсгэсний дараа дараагийн шийдвэр нь ажилтнууддаа хэрхэн хуваарилах вэ? В-2 маягтыг ажилтнуудад хуваарилах эцсийн хугацаа нь татварын жилийн дараах жилийн 1 дүгээр сарын 31-ний өдөр гэдгийг санаарай. Жишээ нь, W-2 2016 оны татвар ногдуулах ажилд шаардагдах ажил олгогчид 2017 оны 1-р сарын 31-ний өдрийг хүртэлх хугацаанд хуваарилдаг.
Та W-2 маягтыг ажилчдад тараах хоёр сонголттой байна. Үүнд: шуудангаар эсвэл ажилтнууддаа биечлэн хүргэх. Хэрэв ажилтан нь W-2 маягтыг өөрийн биеэр авч явбал, энэ маягтыг бөглөсөн эсэхийг шалгахын тулд маягтыг авахыг хүсч болно.
07 - W-2 маягтыг ажилчдад илгээхээс өмнө алдааг шалгана уу
Асуудлыг хамгийн бага байлгахын тулд, W-2 маягтыг дахин илгээх шаардлагатай бол W-2 маягтуудыг шалгаж үзэх хэрэгтэй. Нийтлэг W-2 алдаа нь буруу жилийн маягтыг ашиглах, мэдээллийг оруулахгүй, буруу хайрцагт мэдээлэл оруулах, хамгийн дээд тал нь Нийгмийн хамгааллын суутгалыг зогсоож чадаагүй байна.
08 - W-2 маягтуудыг хувилах ажилтны хүсэлтийг биелүүлэх
Ажиллагсад W-2 маягтуудыг орхисон эсвэл алддаггүй бөгөөд тэд W-2 маягтынхаа хуулбарыг хүсч байгаа цалингийн цэс рүү орж ирж болно. W-2 маягтуудыг тараахаасаа өмнө эдгээр хүсэлтийг хэрхэн шийдвэрлэх талаар авч үзье.
- Хэрэв та дотооддоо хэвлэсэн бол та W-2 маягтыг хэвлээд, өгч эсвэл ажилтанд илгээнэ үү.
- Хэрэв маягтыг гаднаас цалингаар нь бэлтгэсэн бол тэд маягтаа дахин хэвлэх, шуудангийн зардлаар төлөх болно. Та ажилчдаа эхний давхар хувилбарын маягтаар эсвэл хоёр дахь хуулбарыг нэг жилийн хугацаагаар авахыг хүсч болно (энэ нь тохиолддог!).
Та юуг ч шийддэг, ажилчдад давхардсан маягтын талаархи бодлогоо харилцан ярилцах нь зүйтэй юм. Давж заалдах маягтууд төлбөртэй байх нь хэтэрхий төвөгтэй мэт санагдаж болох боловч алдагдсан маягтын тоог багасгаж болно.
09 - W-2 болон W-3 маягтыг Нийгмийн аюулгүй байдлын удирдлагатай бүрдүүлэх
W-2 маягтыг хэрхэн бэлтгэх, ажилчдад эдгээр маягтуудыг тараах (татварын жилийн дараах жилийн нэгдүгээр сарын 31 гэхэд), дараагийн шийдвэр нь эдгээр маягтуудыг хэрхэн бөглөх талаар Нийгмийн хамгааллын захиргаа (SSA) .
Бүх W-2 маягтыг Нийгмийн хамгааллын захиргаа, W-3 дамжуулалтын маягттай хамт өгөх ёстой. Эдгээр маягтуудыг илгээх хоёр сонголт байна:
- Та Нийгмийн Хамгааллын вэбсайт дахь Бизнес Үйлчилгээний Онлайн хэсэгт онлайнаар файлын хаягаар холбогдож болно. Та эхлээд бүртгүүлэх хэрэгтэй, дараа нь зохих маягтуудыг онлайнаар бөглөнө үү. Хэрэв та BSO-тэй онлайнаар холбогддог бол W-3 маягтыг оруулах шаардлагагүй.
- Та мөн W-2 маягтыг W-3 маягттай хамт Нийгмийн хамгааллын захиргаа руу илгээж болно.
W-3 маягтыг хэрхэн бэлтгэх тухай дэлгэрэнгүй мэдээлэл энд байна.
10 - W-2 маягтыг тараах төрийн зохицуулалтыг шалгана
Ажилчдад W-2 маягтыг бөглөхдөө уг маягтын 1-р хэсгийг (Copy 1) ажилтны ажиллаж буй улсад хүргүүлэхээр томилно. Хэрвээ ажилтан нэгээс илүү улсад ажилладаг бол та W-2 маягтын хуулбарыг муж бүрдүүлэх ёстой.
Төрийн муж бүр W-2 маягт болон дамжуулалтын ямар ч маягтыг өгөх шаардлага тавьдаг. Улсын муж улсын шаардлагыг мэдэж байхын тулд улсын татварын алба эсвэл улсын орлогын албатай уулзаж бай.
Шинэчлэгдсэн: Олон улс орнууд W-2-ыг SSA-тэй хамтран 1 сарын 31-нээс өмнө хүлээлгэн өгсөн.
Улсын цалингийн татварыг дэлгэрэнгүй уншина уу .