Сайн оффисын менежмент нь таны доод талд сайн байна
1. Албаны удирдлагын дэг журмыг бий болгох
Хэрвээ та зохион байгуулалт сайтай , зохицуулалттай хэвээр байлгахыг хүсвэл байнгын даалгаврууд байнгын ажиллагаатай байх хэрэгтэй.
Баримт бичгийн болон оффисын системийг зохицуулах дэг журмыг бий болгох. Жишээ нь, боломжтой бол, таны оффист орж ирдэг цаасан бүрийг нэг удаа ширээн дээр үйлдэж, бичсэн байх ёстой. Үүнтэй адил электрон шуудан гэх мэт тоон холболтыг тэргүүн ээлжинд авч үзэж, боломжтой бол даруй арга хэмжээ авах буюу дараагийн үйлдэлд зориулан тэмдэглэнэ.
Ширээний компьютер, зөөврийн компьютер, файлын сервер, олон үйлдэлт принтер, хөдөлгөөнт төхөөрөмж зэрэг оффисын системүүд нь удирдлагын болон онцгой байдлын процедуруудтай байх хэрэгтэй. Систем эвдэрсэн эсвэл компьютертэй холбоотой тоног төхөөрөмж эвдэрсэн үед таны оффисын хүн бүр хэнийг дуудах, юу хийхээ мэдэхгүй байх хэрэгтэй (өөрөөр хэлбэл асуудлыг шийдэхийг оролдох гэх мэт). Таны бизнесийн чухал өгөгдлүүдийг хамгаалах 3 алхамыг сур.
2. Тодорхойлогдсон хариуцлагыг тодорхой болгох.
Сайн оффисын менежмент нь юу хийснийг хэн хариуцаж байгаагаа мэддэг хүмүүсээс хамаардаг.
Жишээлбэл, хэрэв таны жижиг бизнесийг худалдан авахыг хэн ч хэзээ хийх бол? Та үүнийг хэрэгтэй үед хэвлэгч цаас олж авах боломжтой юу? Бүх тоног төхөөрөмж, сэлбэг хэрэгслийг захиалах ажлыг хариуцсан нэг хүнийг асуудал шийдэж, бүх зүйлийг зохицуулж чаддаг. Ажиллагсад ажилд авах хүсэлт гаргасан хүнийг имэйлээр илгээж, хүмүүст хэрэгцээтэй зүйлээ нэмж өгч болохуйц газарт гар бичмэлийн жагсаалтыг илгээх хэрэгтэй.
Энэ нь (компьютерийн) системийн удирдлагатай адил юм. Та компьютерийн системийн аюулгүй байдлыг хариуцаж, данс, нууц үг, програм хангамж гэх мэт зүйлсийг хянаж байх ёстой. Оффисын програмууд, нягтлан бодох бүртгэлийн програм хангамж болон өгөгдлийн хадгалалтанд үүлд суурилсан системийг ашиглах нь жижиг бизнесүүдэд зориулсан хамгийн тохиромжтой шийдэл юм. Гэхдээ хэрэглэгч нэмэх / устгах, зөвшөөрөл олгох гэх мэт захиргааны үүргийг гүйцэтгэх итгэмжлэгдсэн хүнтэй байх шаардлагатай.
3. Баримт бичгийг хадгалдаг - Бизнесийн бичлэгийг шинэчилнэ.
Баримт бичлэгийг хөтлөх нь албан хэрэг хөтлөлтийн хамгийн хялбар хэсэг юм. Эдгээр бүртгэлийг аль аль нь хүртээмжтэй, шинэчилсэн байлгах хэрэгтэйг анхаарах хэрэгтэй. Гэхдээ сайн оффисийн менежер байх анхны дүрэм нь энэ талаар та бүхэнтэй хуваалцах болно. оффисын редакторын мэдээллийг шинэчлэх. Жишээ нь, та шинэ харилцагч , үйлчлүүлэгч авах тохиолдолд түүнийг харилцагчдын мэдээллийн бааз руу оруулаарай. Дараа нь утсаар ярьсаны дараа рекордыг шинэчлэх өөр нэг мөч эсвэл хоёр удаа л хийнэ.
(Ихэнх хууль тогтоомж нь хэрэглэгчийн мэдээллийг зохицуулах нууцлалыг хадгалах үйлдэлтэй гэдгийг анхаарна уу.)
4. Таны оффисоор алхаж, сууж бай.
Танай оффис нь сансрын менежмент эсвэл орон зайн буруу менежментийн жишээ үү?
Та оффисоор явж байхдаа саад бэрхшээлийг даван туулах, эсвэл ямар нэг зүйлийг даван туулах эрсдэлтэй байдаг уу?
Та ширээн дээр сууж байхдаа та үнэхээр сайхан ажиллаж чадах уу? Ширээн дээр хамгийн их ашигладаг зүйлсийг хамгийн ойрхон байлгахын тулд зүйлүүдийг логикоор зохион байгуулсан уу?
Өнөө үед оффисууд руу олон зүйлс ордог, хэвлэгчээс файлын кабинетаар дамжуулан зогсож байдаг. Албаны оффисын удирдлагын хувьд хамгийн дээд үр ашиг, аюулгүй байдлыг дээд зэргээр хангахаар оффисын бүх зүйлсийг зохион байгуулах хэрэгтэй. Жижиг эсвэл гэрийн оффисын үндэс суурь нь таны оффисын хүч, гэрэлтүүлэг, агааржуулалтын хэрэгцээг найдвартай хангах зөвлөмжийг өгдөг.
5. Тохилог ажлыг төлөвлө.
Үүнийг хийх дургүй зүйлсийг буулгахад дэндүү амархан. Бизнесийн ихэнх хүмүүс бичиг баримт , тээвэрлэлт, хүлээн авалт, нягтлан бодох бүртгэл, албан тасалгааны менежер зэрэг ажилд дургүй байдаг.
Харамсалтай нь, гал тогооны өрөө шиг оффисын ажлыг хийж гүйцэтгэхгүйгээр ажиллахгүй болно.
Хэрэв та жижиг бизнес эрхлэгч хэн нэгэнд уйтгартай, тааламжгүй ажил хийж чаддаггүй жижиг бизнесийн эзэн юм бол долоо хоног бүр хуваарийг цагт нь хуваариар хуваарилах замаар өөрсдийгөө тогтмол авч байгаарай. Тухайлбал, өглөө, эсвэл үдээс хойш аваарай, хүйтнээр дууддаг , и-мэйл хаягаа асууж лавлах, нийгмийн хэвлэл мэдээллийн бичлэг хийх , нягтлан бодох бүртгэлд бүртгэх , бүртгэлийг шинэчлэх зэрэг ажлыг хийж гүйцэтгэдэг.
6. Төлөөлөгчийн болон аутсорсинг.
Төгс ертөнцөд хүн бүр зөвхөн хийх цаг заваа биелүүлж, амжилтанд хүрэх болно. Дэлхий төгс төгөлдөр биш учраас оронд нь олон хүмүүс сайн ажиллаж, цаг хугацаа, авъяасгүй зүйл хийдэг.
Даалгавар болон аутсорсинг хийх нь зөвхөн жижиг бизнесийн оффисын менежментийг сайжруулах төдийгүй таны авъяас чадварт төвлөрөх боломжийг олгож, таны мөрийг сайжруулах болно. Орон зай эсвэл Виртуал туслах нь таны оффис, захиргааны ажил үүргээ гүйцэтгэж чаддаг. Төлөөлөх талаар илүү ихийг мэдэхийг хүсвэл Төлөөлөгчийг шийдвэрлэнэ үү.
Бизнес төлөвлөлтийг нэн тэргүүнд тавих.
Олон жижиг бизнес эрхлэгчид өдөржингөө ажиллаж, хариу үйлдэл хийдэг - яагаад тэд дугуйгаа эргүүлж байгаа мэт санагддаг. Бизнесийг төлөвлөх нь албан байгууллагын сайн зохион байгуулалтын нэг чухал бүрэлдэхүүн хэсэг бөгөөд таны албан ѐсны удирдлагын байнгын ажлын хэсэг байх ёстой.
Амжилттай жижиг бизнес эрхлэгчид бизнес төлөвлөлтийн талаар долоо хоног тутам цагийг өнгөрүүлдэг бөгөөд олон хүн өдөр тутмын бизнес төлөвлөлтийг зорилго, өсөлтийг хангах хэрэгсэл болгон ашигладаг.
Бизнес төлөвлөлтийн энэхүү хөтөч нь бизнес төлөвлөлтийн хүчин чармайлтаа хэрэгжүүлэхэд тань маш чухал процесс юм. Энэ нь танай жижиг бизнесийг төлөвлөх бүтцийг бий болгож, бизнесийн зорилтуудыг тодорхойлох дүрэм журмын дагуу алсын хараагаа бичихээс эхлээд бүх зүйлийг нөөцөөр хангадаг.
Хэрэв та ажилтантай бол тэднийг бизнесийн төлөвлөлтөд албан ба албан бус байдлаар оролцуулдаг.
Та ялгааг хайрлах болно
Бизнесийг эмх замбараагүй байдалд бүү оруулаарай. Та оффисын менежментийн 7 зарчмыг хэрэгжүүлсний дараа албан тушаалын удирдлагын сайн ялгаатай байдал, хичнээн илүү бизнес хийхийг та гайхах болно.
Мөн үзнэ үү:
Яагаад Cloud Computing нь жижиг бизнес эрхлэгчдэд тохиромжтой байдаг